KORRESPONDANSEENHET: FUNKSJONER, STRUKTUR, BETYDNING - KULTURORDFORRÅD - 2026

Den korrespondanse enheten er en arbeidsstasjon som mottar, klassifiserer, poster og sentralt distribuerer intern og ekstern kommunikasjon og dokumenter for alle medlemmer av en organisasjon mellom de ulike divisjonene. Målet er å garantere at de blir levert til mottakeren effektivt, raskt og under de beste forhold.

Private og offentlige enheter eller selskaper implementerer dette dokumentstyringsprogrammet for å effektivisere korrespondansekontrollprosesser. Det er en prosess som er integrert i organisasjonsdynamikken og gjør det mulig å oppnå selskapets mål.

Korrespondanseenheten sikrer effektiv og hurtig levering av informasjon i et selskap. Kilde: pixabay.com

Fra de gamle arkivene til den digitale epoken har organisasjonsmetoden for denne avdelingen som formål å gi enkel tilgang til den dokumentariske informasjonen som er av interesse, og ivareta kontrollposter, filer, prosedyrehåndbøker og hele historien til selskap i fysisk og / eller digitalt format.

For tiden er det programvare utviklet for å akselerere dokumenthåndtering, som har hatt en positiv innvirkning på miljøet, siden den fysiske filen har en tendens til å forsvinne og forbruket av papir unngås.

På samme måte blir levering eller mottak av korrespondanse gjennom intranettet og ekstranettet gjort mer dynamisk og hurtig.

Egenskaper

Korrespondanseenheten har spesifikke funksjoner som er bestemt til å dokumentere, organisere og distribuere korrespondansen som inneholder informasjon som er iboende for virksomheten eller tjenesten som leveres, samt all viktig dokumentasjon for å støtte den administrative og organisatoriske aktiviteten.

De spesifikke funksjonene til korrespondanseenheten inkluderer følgende:

- Kontroller inn og ut av dokumenter.

- Distribuere kommunikasjon til de tilsvarende områdene.

- Prosesskorrespondanse og kommunikasjon generert internt og eksternt.

- Skann dokumenter.

- Bestill, klassifiser og beskriv dokumentene til selskapets dokumentarfond.

- Bevar og kontroller dokumentarproduksjon.

- Tildel fortløpende nummer til korrespondansen som er produsert eller mottatt (arkivering).

- Velg dokumentene og kommunikasjonen som må oppbevares, og overfør dem til det sentrale arkivet.

Struktur

Korrespondanseenheten er organisert i henhold til størrelsen og egenskapene til selskapet eller institusjonen. Det avhenger generelt av et hovedkvarter som er delt inn i to underenheter: en for innreise og en for avkjørsel.

Hver underenhet har spesifikke funksjoner rettet mot administrasjon og kontroll av alt som har å gjøre med både intern og ekstern korrespondanse. Disse typer enheter er strukturert som følger:

Ledelse

Den definerer regelverket og retningslinjene som rasjonaliserer, standardiserer og regulerer produksjonen av dokumenter, distribusjonsmetodene, sending og mottak av korrespondanse og oppgavene til medlemmene på avdelingen. Det vil si at de på en koordinert måte maskerer dokument- og arkivadministrasjonsprosessen og dens effektive systematisering.

Matchende underenhet

Hun har ansvaret for å implementere distribusjons- og kontrollmetodene i dokumenthåndteringsområdet basert på policyer og forskrifter som er etablert av selskapet. Dette er delt inn i:

Inngående korrespondanse

Det er dokumentene som ankommer og er rettet til institusjonens forskjellige avdelinger. Dokumenter mottas i dette området. Før du forsegler godkjenningen av kvitteringen, må det bekreftes at:

- De er faktisk ment for institusjonen eller selskapet.

- Saken er iboende for institusjonen eller selskapet.

- De er behørig forseglet og signert.

- Eventuelle vedlegg er komplette. Hvis ikke, må kravet fremmes skriftlig eller muntlig til utstederen.

- Underenhetsstemplet er påført dato og klokkeslett for mottakelse.

Kontroll og levering

Deretter klassifiseres dokumentene ved å plassere symbolet som tilsvarer avdelingen der de må sendes. Registrering utføres i henhold til hovedkontrolldataene, for eksempel dato for mottak, avdeling som den er bestemt til, registreringskontrollnummer og den opprinnelige avsenderens data.

Etter denne dokumentasjons- og klassifiseringsstadiet gjennomføres distribusjonen, som består av å sende korrespondansen til hver avdeling eller etat. Nevnte avdeling vil fortsette med å sette stemplet for bekreftelse på mottak og avtale.

I tilfelle det blir bestemt at et dokument ikke er adressert til institusjonen eller ikke er innenfor dens kompetanse, vil det bli returnert til avsender av opprinnelse med behørig forklaring.

Utgående korrespondanse

Dette området har ansvaret for å motta korrespondanse og dokumenter fra hver av avdelingene i selskapet eller institusjonen og organisere dem etter deres destinasjon. Det vil sende forsendelsen gjennom de aktuelle kanalene når de validerer følgende:

- Dokumentene må skrives på institusjonelt papir.

- Dokumentene må være signert (både originalen og kopien).

- Vedlegg må være vedlagt.

- Mottaker- og adresseopplysningene må være riktige.

- Utsjekking og utsjekking må vises med dato og kode.

Etter å ha gjennomgått og godkjent dataene og egenskapene som er fastsatt for forsendelsen, fortsetter vi med å innhente bevis på mottakelse.

Dette området påtar seg ansvaret for utsendelse og levering til destinasjoner etter å ha klassifisert dem i henhold til ruten (med post, personlig eller direkte, gjennom en utveksling, blant andre).

Konvoluttene blir merket, og dokumentene de inneholder, vil bli identifisert i leveringskontrollene eller fakturaene i henhold til hvordan de blir sendt ut. Du må returnere en kopi av dokumentene stemplet og signert som bevis på mottakelse.

Til slutt blir de arkivert i alfabetisk, numerisk, tematisk eller kronologisk rekkefølge for å utføre utsjekkingen og etablere kontroll.

Betydning

Korrespondanseenheten er et følsomt og svært konfidensielt område. Det avhenger av at relasjoner og kommunikasjon i og utenfor institusjonen gjennomføres på en effektiv og betimelig måte.

Betydningen av korrespondanseenheten hviler på at det er enheten som må garantere bevaring, forvaring og bevaring av dokumentene som utgjør institusjonens eller selskapets minne.

Hovedmålet er å gi tilgang på rett tid til den skriftlige informasjonen som håndteres i enheten.

referanser

1. "Korrespondanseenhet" ved Universitetet i Santiago de Cali. Hentet 8. juli 2019 fra University of Santiago de Cali: usc.edu.co
2. Gutiérrez, E. "4 trinn for korrekt utforming og organisering av firmaets poster" i De er ikke papirer. Hentet 8. juli 2019 fra Ingen papirer: nosonpapeles.com
3. Escobar, C. "Organisering av dokumenter" i aktiviteter. Hentet 8. juli 2019 fra Aktiviteter: blogspot.com
4. "Internt regelverk for innlevering og korrespondanse" i det nasjonale brannvesenet i Colombia. Hentet 8. juli 2019 fra det nasjonale brannvesenet i Colombia: brannmenn.mininterior.gov.co
5. "Korrespondanse- og arkivenhetene i den føderale offentlige sektoren" Monterrey Institute of Technology and Higher Studies. Hentet 9. juli 2019 fra Monterrey Institute of Technology and Higher Studies: itesm.mx