PROSJEKTLEDELSE: FASER, MÅL OG EKSEMPLER - DUDAS - 2025

Den prosjektledelse er å møte utøvelsen av initiering, planlegging, gjennomføring, kontroll og nedleggelse av arbeidet med et team for å tilfredsstille spesifikke årsakene til suksess og oppnå konkrete mål innenfor normert tid. Derfor er det anvendelse av ferdigheter, teknikker, kunnskap og verktøy for å programmere aktiviteter som tilfredsstiller kravene til et prosjekt.

Et prosjekt er et overgangsarbeid designet for å generere et unikt resultat, tjeneste eller produkt, med en definert begynnelse og slutt, som blir utført for å oppnå bemerkelsesverdige mål og mål, generelt for å oppnå merverdi eller gunstig endring.

Kilde: pixabay.com

Den tidsmessige kvaliteten på prosjekter stemmer overens med rutinemessig forretningsdrift, som er enkle iterative, semi-permanente eller permanente aktiviteter for å produsere tjenester eller produkter.

Å ikke ha en prosess for å styre prosjekter kan føre til bortkastet tid, tapte penger og dårlig ytelse.

Kraftig verktøy

Prosjektledelse er et kraftig forretningsverktøy som kan tilby mange fordeler for selskaper i alle størrelser. Tilbyr repeterbare prosesser, retningslinjer og teknikker som hjelper deg med å styre menneskene og arbeidet involvert i prosjekter.

Det kan øke sjansene for suksess og hjelper deg med å levere prosjekter konsekvent, effektivt, til rett tid og på budsjett.

Ved å implementere grunnleggende prosjektledelsesstrategier vil ønskede mål oppnås og disse målene oppnås innen et spesifikt tids- og kostnadsområde.

Hovedpoenget er at alle vinner, noe som derfor kan være den beste fordelen for alle for prosjektledelse.

faser

Initiering

Initieringsfasen bestemmer arten og omfanget av prosjektet. Du må forstå forretningsmiljøet og også sørge for at nødvendige kontroller er innebygd i prosjektet.

Prosjektinitieringsdokumentene er en serie korte truser som brukes til å lage forskrifter for prosjektets varighet. Disse inkluderer:

- Prosjektforslag: idé bak prosjektet, generelt mål, varighet.

- Omfanget av prosjektet: retning og overvåking av prosjektet.

- Fordeling av arbeidsstruktur: en skala av arbeidet som skal gjøres, opp til de daglige oppgavene.

- Matris for tildelingsansvar: roller og ansvar på linje med resultatene.

- Analyse av forretningsbehov og krav mot målbare mål.

- Gjennomgang av dagens drift.

- Prosjektbrev, inkludert kostnader, oppgaver, leveranser og tidsplaner.

Planlegger

Hovedmålet er å planlegge tid, kostnader og ressurser for å estimere arbeidet som kreves og dermed effektivt håndtere risiko under prosjektgjennomføring. Den består av å bestemme metodikken som skal følges for prosjektledelse.

- Identifiser leveransene og lag nedbrytningsstrukturene for arbeidet.

- Identifiser aktivitetene som er nødvendige for å fullføre disse leveransene, og kobl dermed aktivitetene med en logisk sekvens.

- Estimere ressurskravet for aktivitetene.

- Beregn tiden og kostnadene for aktivitetene.

- Utvikling av tidsplan og budsjett.

- Risikoplanlegging.

- Få formell godkjenning for å starte arbeidet.

Henrettelse

Under utførelsen må du vite hva som er de planlagte fristene som skal utføres. Utførelsesfasen sikrer at leveransene til prosjektstyringsplanen gjøres deretter.

Denne fasen innebærer riktig tildeling, koordinering og styring av menneskelige ressurser og andre ressurser, for eksempel materialer og budsjetter. Resultatet av denne fasen er prosjektleveransene.

Prosjektdokumentasjon

For å opprettholde budsjett, omfang, effektivitet og også tempo, må et prosjekt ha fysiske dokumenter relatert til hver spesifikk oppgave.

Med riktig dokumentasjon er det lett å se om kravene til et prosjekt blir oppfylt eller ikke. Dokumentasjonen gir informasjon om hva som allerede er fullført for det prosjektet.

Gjort riktig, dokumentasjon kan være ryggraden i prosjektets suksess.

Overvåking og kontroll

Den består av prosessene som blir utført for å observere gjennomføringen av prosjektet, slik at potensielle problemer kan identifiseres på en rettidig måte og korrigerende tiltak kan gjøres når det er nødvendig for å kontrollere gjennomføringen av prosjektet.

Prosjektets ytelse blir observert og målt for å identifisere variasjoner i prosjektstyringsplanen.

Det gir også tilbakemelding mellom de forskjellige fasene av prosjektet, for å implementere forebyggende eller korrigerende tiltak for å overholde prosjektstyringsplanen.

Lukking

Det inneholder den formelle gjennomføringen av prosjektet og dets aksept. Administrative aktiviteter inkluderer dokumentasjon av leksjoner. Den består av å fullføre alle aktiviteter i hele settet med prosesser for å formelt lukke prosjektet.

Gjennomgang etter utførelse er også inkludert i denne fasen. Dette er en viktig fase for prosjektgruppen å lære av erfaringer og anvende den på fremtidige prosjekter.

Du bør se på tingene som fungerte bra i prosjektet og analysere tingene som ikke fungerte for å generere leksjoner.

mål

Målet med prosjektledelse er å fullføre et omfattende prosjekt som oppfyller kundens mål.

Vellykket utvikling av prosjektfasene

Et prosjekt, uansett størrelse, involverer vanligvis fem særegne faser av like stor betydning: Initiering, planlegging, utførelse, overvåking og kontroll, nedleggelse.

Den jevne og uavbrutte utviklingen og gjennomføringen av alle ovennevnte faser garanterer suksessen til et prosjekt.

Kommuniser effektivt

Det må alltid huskes at suksessen eller fiaskoen med et prosjekt i stor grad avhenger av teamarbeid. Derfor er nøkkelen til suksess alltid i samarbeid.

For å oppnå dette er det viktig å etablere god kommunikasjon. På den ene siden må informasjonen artikuleres tydelig og fullstendig, slik at alle forstår den fullt ut. På den annen side må du ha evnen til å lytte og motta konstruktive tilbakemeldinger.

Oppnå hovedmålet med prosjektet

Hovedmålet med prosjektet må fullføres innen estimert tid, med forventet kvalitet og innenfor det vurderte budsjettet.

Optimalisering av nødvendige tilførsler og deres anvendelse for å oppfylle de forhåndsdefinerte målene for prosjektet er et spørsmål hvor det alltid er rom for forbedringer.

Alle prosesser og prosedyrer kan reformeres og oppdateres for å forbedre bærekraften til et prosjekt og også for å lede teamet gjennom prosessen med strategisk endring.

Produser et prosjekt som følger kundens mål

Dette kan bety at klientens visjon må adresseres og reformeres, eller forhandles med dem i forhold til prosjektmålene, for å gjøre dem om til oppnåelige mål.

Å møte kundens forventninger og holde dem fornøyde fører ikke bare til vellykket samarbeid, noe som kan bidra til å eliminere overraskelser under prosjektgjennomføringen, men også sikrer fremtidig bærekraft.

fordeler

Den største fordelen med prosjektledelse er at det hjelper deg å administrere prosjekter effektivt. Dette muliggjør raskere problemløsing.

Større effektivitet i tilbudet av tjenester

Prosjektledelse gir et veikart som lett følges og fører til prosjektgjennomføring. Når du vet hvor du skal unngå jettegryter, er det grunnen til at du kommer til å jobbe smartere og mer effektivt.

Kundetilfredshet

Så lenge et prosjekt er fullført i tide og under budsjett, forlater klienten fornøyd. Og en fornøyd kunde er noen som blir sett igjen.

Intelligent prosjektledelse gir verktøyene som lar dette klient / leder-forholdet fortsette.

Større effektivitet i tilbudet av tjenester

De samme strategiene som gjorde det mulig å fullføre ett prosjekt, vil også fungere mange ganger for andre prosjekter.

Forbedrer vekst og utvikling i teamet

Positive resultater bygger ikke bare respekt, de inspirerer ofte prosjektgruppen til å fortsette å lete etter måter å prestere mer effektivt på.

Økt fleksibilitet

Kanskje en av de største fordelene med prosjektledelse er at det gir fleksibilitet. En sikker prosjektledelse lar deg tegne strategien du ønsker å gjennomføre, slik at prosjektet blir fullført.

Det fine med en slik organisasjon er imidlertid at hvis en smartere vei å ta blir oppdaget, kan den tas. For mange små og mellomstore bedrifter er dette alene verdt inngangsprisen.

Økt risikovurdering

Når alle spillerne er stilt opp og strategien er på plass, vil de hoppe over den potensielle risikoen for å smelle.

Prosjektledelse gir et rødt flagg til rett tid - før du begynner å jobbe med prosjektgjennomføring.

eksempler

American Airlines

Fusjonen av American Airlines med US Airways skapte en overlapping i teknologi og programmer. De visste at regneark ikke var nok til å administrere komplekse prosjekter og ressurser.

For å få synlighet i de bredere divisjons- og globale prioriteringene, begynte de å bruke prosjektledelse for personellinngang, ressursstyring og kapasitetsplanlegging.

Som et resultat gikk flyselskapet fra å utnytte IT-arbeidet fra 10% til 20%. Dette tilsvarer en netto positiv innvirkning på flere millioner dollar på balansen.

Nå har de tilgang til bedre og mer pålitelige data for å ta kritiske beslutninger om prosjekter og ressurser.

Royal Bank

Royal Bank of Scotland trengte å implementere konsistente og pålitelige data for å informere økonomiske og ressursbeslutninger. Derfor valgte de prosjektledelse for å drive denne konsistensen. Så de trakk tilbake 35 gamle systemer, mer enn 50 brukerutviklede verktøy og hundrevis av regneark.

Med data i forskjellige formater og hundrevis av prosjekter som ble administrert av forskjellige systemer, ønsket de å kontrollere dataene sine for å se deres totale klientbase tydeligere.

I løpet av tolv måneder kunne de oppfylle sin virksomhetssak og oppnå en avkastning på investeringen. Underveis har de forbedret åpenhet og redusert kostnader ved hver forretningsenhet.

referanser

1. Wikipedia, gratis leksikon (2019). Prosjektledelse. Hentet fra: en.wikipedia.org.
2. Project Management Institute (2019). Hva er prosjektledelse? Hentet fra: pmi.org.
3. Clarizen (2018). Hva er målene med prosjektledelse? Hentet fra: clarizen.com.
4. NI Business (2019). Fordeler med prosjektledelse. Hentet fra: nibusinessinfo.co.uk.
5. Gary Picariello (2019). De 10 beste fordelene med prosjektledelse. Bright Hub-prosjektledelse. Hentet fra: brighthubpm.com.
6. Leyna O'Quinn (2018). 5 Real-World vellykkede prosjektledelseseksempler. Planview Blogg. Hentet fra: blog.planview.com.