GENERELT FOND: FUNKSJONER, POLICYER OG STYRING - DUDAS - 2025

Det generelle kasseapparatet er en underbuksling der alle kontantmottak og betalingstransaksjoner er lagret, inkludert bankinnskudd og uttak. Det er den viktigste butikken med informasjon relatert til kontanter i et selskap.

Selskaper deler generelle kontanter i to segmenter: kontantutbetalingsjournalen, der alle kontantutbetalinger blir bokført, for eksempel driftsutgifter og leverandørgjeld, og kontantutbetalingsjournalen, der alle kontantinntekter registreres. for eksempel kontantsalg og kundefordringer.

Kilde: pixabay.com

En virksomhet bruker boksen generelt for å holde oversikt over de forskjellige kontantinntekter og betalinger som reiser gjennom en virksomhet.

Informasjonen i det generelle kassaapparatet blir periodisk registrert i hovedboken. Det blir rutinemessig sammenlignet med bankens poster gjennom en bankavstemming, for å sikre at informasjonen i boka er riktig.

Hvis det ikke er riktig, gjøres det en justeringsoppføring for å bringe den generelle boksen i samsvar med bankinformasjonen.

Funksjoner av det generelle kassaapparatet

Den økonomiske virksomheten til enhver virksomhet innebærer en regelmessig tilstrømning og utstrømming av kontanter og kontantekvivalenter. Det generelle fondet hjelper ledelsen i et selskap med å bestemme hvor mye penger virksomheten har til enhver tid.

Med denne informasjonen kan virksomheten vise kontantstrømoppstillingen til långivere og dermed sikre at den effektivt møter den konkurrerende utfordringen.

Kontantstrømmen fokuserer på pengene selskapet bruker på investerings-, drifts- og finansieringsaktiviteter.

I selskaper som håndterer et stort antall kontanter debet- og kredittransaksjoner, erstatter de generelle kontantene en egen kontantkonto i selskapets hovedbok.

Virksomheter med færre kontantbetalinger og kvitteringer kan ikke kreve en generell kasserer og velger å bruke bare en kontantkonto.

Regnskapspost

Generell boks brukes til å registrere kvitteringer og kontantbetalinger. Den fungerer som hjelpebok.

Oppføringer relatert til kontantmottak og betaling blir først lagt inn i det generelle kassaapparatet og deretter lagt inn på de tilsvarende hovedbokskontoer.

Generelle kontanter er også en erstatning for kontantkontoen i hovedboken. Hvis en generell boks er vedlikeholdt, er det ikke nødvendig å åpne en kontantkonto i hovedboken.

Det er mange grunner til at et selskap kan registrere transaksjoner ved å bruke en generell boks i stedet for en kontantkonto.

- Daglige kontantbeholdninger er enkle å få tilgang til.

- Feil kan lett oppdages gjennom bekreftelse.

- Oppføringene holdes oppdatert, fordi saldoen blir sjekket daglig.

politikk

I forretningssammenheng vedtas sikre kontantpolitikker, spesielt de som er knyttet til kontroll av generelle kontanter, for å oppmuntre til nøyaktig rapportering og forhindre tyveri av eiendeler.

Hold penger mottatt atskilt fra penger for betalinger

Mottatte penger skal aldri settes i småkassa. Det vil forårsake feil og forvirring i regnskapspostene.

Alle pengene som kommer inn i virksomheten, må omgående settes inn i banken og føres i postene før de blir utbetalt igjen. Ellers kan det være forvirrende når du avstemmer kontantbalansen.

Gi kvitteringer for mottatte penger

Riktig utstedelse av kvittering hjelper til med å beskytte virksomheten mot at noen setter penger i stedet for å sette inn den. Kvitteringer må forhåndsnummereres med duplikat.

Få kvitteringer for betalte penger

Noen ganger er det kanskje ikke mulig å få tak i kvitteringer. For eksempel når du kjøper varer i et marked.

I dette tilfellet bør kostnadene for hver transaksjon noteres umiddelbart for ikke å glemme beløpene. De kan deretter overføres til en kontantkvittering som en leder kan autorisere.

Sett inn kontanter i banken

Å ha penger på kontoret er fristende. Mange ganger begynner svindel på denne måten.

Kontanter må settes raskt inn i banken. På det meste i løpet av de tre dagene etter mottakelse.

Prosedyre for å motta kontanter

For å beskytte mennesker som håndterer penger, skal to personer alltid være til stede når du åpner kassa, konvolutter og andre kilder. Begge personer må telle kontantene og også signere kvitteringen.

Minimer kontanttransaksjoner

Boksen skal bare brukes til å utføre betalinger når de andre metodene er umulige. Ideelt sett bør du sette opp leverandørkontoer for å betale fakturaer ved sjekk eller bankoverføring.

Fordelen med å betale med sjekker er at et ekstra sett med poster blir produsert i form av en kontoutskrift. I tillegg sikrer det at bare autoriserte personer betaler, noe som reduserer muligheten for tyveri eller svindel.

Kjøring

Det generelle kassaapparatet er vanligvis delt inn i en kontantmottaksdagbok og en kontantutbetalingsdagbok når det er store antall transaksjoner.

I en liten virksomhet med mindre kontantrelatert transaksjonsvolum registreres alle kontanttransaksjoner i en enkelt generell boks.

Informasjonsprosess

Kontanttransaksjoner går gjennom forskjellige faser før de ender opp i en likviditetsrapport. Generelt føres inn- og utstrømming av penger ved å debitere og kreditere kontantkontoen.

For eksempel blir kundesamlinger regnskapsført ved å debitere kontantkontoen og kreditere kundens kundefordringskonto. Informasjonen i den generelle boksen legges inn i kronologisk rekkefølge for å lette søket etter transaksjoner.

Kontantinnstrømmingen føres deretter inn i prøvebalansen, noe som hjelper regnskapsførere med å verifisere at totalkreditt tilsvarer totale debet.

Det tredje trinnet i den finansielle rapporteringsprosessen fører til at kontanter i selskapets balanse avsløres.

Transaksjonslogg

Den første generelle kontantoppføringen er begynnelsesbalansen i begynnelsen av en regnskapsperiode. Hver oppføring skal inneholde en dato, et notat om utgiftene eller kvitteringen og det totale beløpet for transaksjonen.

Generelle kontanttransaksjoner må også overføres til tilsvarende kontoer eller titler i hovedboken.

For eksempel er betalinger mottatt i kontanter for utførte tjenester oppført i delen "Eiendeler" i hovedboken.

Utgifter til lomme for forsyninger og annet forretningsmateriell er listet som utgifter.

Et selskap må avstemme de generelle kontantene med de månedlige kontoutskriftene som er mottatt fra finansinstitusjonen, og ta hensyn til avvik i fond.

referanser

1. Will Kenton (2019). Kontantbok. Investopedia. Hentet fra: investopedia.com.
2. Accounting for Management (2018). Hva er en kontantbok? Hentet fra: accountingformanagement.org.
3. Ashley Adams-Mott (2019). Hva er en kassebok og en hovedbok? Small Business - Chron.com. Hentet fra: smallbusiness.chron.com.
4. Steven Bragg (2018). Kontantbok. Regnskapsverktøy. Hentet fra: accountingtools.com.
5. Marquis Codjia (2017). Viktigheten av en kontantbok i regnskap. Bizfluent. Hentet fra: bizfluent.com.
6. Humentum (2019). Topp tips for kontroll av kontanter. Hentet fra: humentum.org.