SKRIFTLIG KOMMUNIKASJON: KJENNETEGN, TYPER, ELEMENTER - LITTERATUR - 2026

Den skriftlige kommunikasjonen er enhver form for interaksjon som gjør bruk av den skrevne koden. Selv om det er basert på det samme språklige oralitetssystemet, er dets egenskaper forskjellige. I motsetning til andre er den skriftlige formen helt konvensjonell. Dette må følge definerte mønstre i henhold til reglene som er fastsatt av språket.

På den annen side er skriftlig kommunikasjon den vanligste formen for formell kommunikasjon mellom mennesker, og utfører sosiale funksjoner av forskjellige slag. Blant bruksområdene brukes det veldig ofte til å dokumentere ulike typer hendelser og til å utføre mellommenneskelige interaksjoner.

I tillegg er et av de mest relevante kjennetegnene at det ikke krever tilstedeværelse av avsender og mottaker i samme rom og tid. Derfor mottas meldingen lat og samspillet mellom forfatteren (avsenderen) og leseren (mottakeren) er svært begrenset.

På den annen side er skriftlig kommunikasjon i hovedsak en kreativ aktivitet som krever bevisst innsats. Denne innsatsen kommer fra stimuli produsert av sinnet.

I dette skiller det seg fra den orale, hvor de blir hentet utenfra av sensoriske reseptorer. De som skriver, derimot, kommer fra intern intellektuell aktivitet.

kjennetegn

Forsinket mottak av meldingen

Et av kjennetegnene ved skriftlig kommunikasjon er relatert til tidsfaktoren. I en kommunikasjonssituasjon ansikt til ansikt mottas avsenderens krypterte meldinger øyeblikkelig av mottakeren.

Men i en skriftlig kommunikasjon er det alltid en forsinkelse. Generelt er det ingen fast tidsbegrensning for denne forsinkelsen.

Begrensede sykluser

Kommunikasjonssyklusen består av fire grunnleggende kommunikative elementer: avsenderen, meldingen sammen med kommunikasjonskanalen, mottakeren og responsen eller reaksjonen. Når mottakelsen av meldingen foregår forsinket, er syklusen for skriftlig kommunikasjon mer begrenset.

På grunn av nye fremskritt innen kommunikasjon og informasjon, lar mange kanaler imidlertid det siste trinnet i syklusen (tilbakemelding eller respons) være fullført på nesten samme tid som i ansikt til ansikt-kommunikasjon. Et eksempel på disse er direktemeldingstjenester.

Lite plass for overflødighet

Den skriftlige posten begrenser muligheten for redundans. I muntlig kommunikasjon støtter gester og paraverbale elementer - som for eksempel intonasjon - verbalt språk.

Dette er ikke tilfelle i skriftlig kommunikasjon. Av denne grunn er etterspørselsnivået høyere, noe som tvinger utstederen til å bruke ordene med større presisjon.

Faktisk har skriftlig kommunikasjon en høy sosial verdi. Denne vurderingen avtar med gjentagelse av ord og bruk av de samme syntaktiske mønstrene. Her råder originalitet og til og med formell innovasjon.

Forhåndsplanlegging

Generelt er ikke skriftlig kommunikasjon en improvisert handling. Skriving oppfyller ofte en rekke betingelser eller krav. Blant dem, hvis det søkes effektiv kommunikasjon, er det nødvendig å være tydelig på innholdet i meldingen som helhet og dens interne artikulering.

For å gjøre dette, må utstederen ha en tekstorganisasjonsordning. Når teksten skrider frem, blir alle elementene i meldingen sammenlagt til de får relevante ideer med mening.

typer

Når det gjelder typene skriftlig kommunikasjon, er det like mange som de mangfoldige og mangfoldige områdene av menneskelig handling. På denne måten forsvinner noen (telegram) og andre vises (for eksempel e-post). Bare noen av disse vil bli beskrevet nedenfor.

Memos

Et notat er et populært middel for intern skriftlig kommunikasjon blant medlemmer av en organisasjon. Det er et kort skjema med brevform med minimale former for høflighet og umiddelbar tilgang til det spesifikke emnet for meldingen.

I denne typen kommunikasjon er det generelt forhåndsetablerte formater. Hovedregelen for å overholde inkluderer riktig formulering og personlig og hierarkisk respekt. Måten å skrive på må være direkte og uten kjennskap av noe slag.

rapporter

Rapporter er en annen type skriftlig kommunikasjon. De kan brukes til kommersielle, pedagogiske, juridiske eller vitenskapelige formål.

Avhengig av arten og formålet med rapporten, kan det allerede være forhåndsetablerte formater. Generelt sett bør imidlertid en rapport inneholde en kort introduksjon, sentrale mål og resultater.

I noen tilfeller er grafer og tabeller inkludert for å lette forståelsen av resultatene. Tilsvarende inneholder mange rapporter en liste over anbefalinger.

brosjyrer

Brosjyrer er publikasjoner der selskaper presenterer sine produkter og tjenester. De blir også lagt ut for å hjelpe salgsrepresentanter i deres kundebesøk.

Bedrifter produserer brosjyrer i mange former og størrelser. Noen brosjyrer er bokstavstørrelse, mens andre er brettet i halv eller tre seksjoner.

På den annen side er de preget av å være veldig fargerike og med en overflod av bilder i hovedproduktene eller tjenestene deres. Tekstene er få og med mye hvit plass slik at brosjyren lett kan leses.

e-post

E-post er for tiden en veldig vanlig form for kommunikasjon. De brukes til å sende dokumenter, organisere møter, bekrefte avtaler og kontakte jobbkandidater. I tillegg brukes de til å håndtere personlige forhold.

Til tross for sin relative uformelle karakter, må e-postene følge visse konvensjonelle regler. For dette formålet tildeler formatet mellomrom for avsender, mottaker, emne og et mellomrom der meldingen må skrives.

Selv om de brukes til ikke-kommersielle formål, er det visse konvensjoner som må følges for å unngå negative reaksjoner. Blant dem kan vi nevne riktig skriving av navn og titler, riktig bruk av tegnsettingstegn og riktig konformasjon av setninger og avsnitt.

forslag

Forslag er dokumenter som beskriver fremtidige prosjekter. Disse er vanligvis bare en eller to sider lange. Disse inkluderer de tilhørende kostnadene for hver spesifikke oppgave i prosjektet.

Andre kostnader som ikke direkte er knyttet til prosjektet kan inkluderes som blant annet utskrift, porto og postkostnader.

Letters

Brev er en av de eldste formene for skriftlig kommunikasjon. Emnet for brevene kan være personlig eller forretningsmessig. Før bruk av elektroniske former var dette et veldig populært kommunikasjonsmiddel. Som i e-post ble kommersielt nøkterne former for høflighet og konsise meldinger brukt.

De personlige brevene viste imidlertid mindre konvensjonalitet i forfatterskapet. Gratis behandlinger var minimale. Utviklingen av temaet var det bekvemme avsenderen og mottakeren av meldingen. Antall sider var begrenset av kapasiteten til begge. Disse har gradvis blitt erstattet av elektroniske meldinger.

telegram

Telegrammet er en kort, forenklet versjon av et brev. Her holdes høflighetsformler til et minimum og noen ganger utelatt. Teksten til meldingen er skrevet med utelatelse av så mange ord som mulig og holder det minste som er nødvendig for å gi mening om det.

Også høflighetsformene var generelt standard og forkortede former (Mr. for Mr., Mrs., for Mrs., og lignende). Som i brev, har bruken blitt mindre med fremme av elektroniske medier.

fakser

Dette var den banebrytende måten å overføre skriftlige meldinger elektronisk. Selv om både skriving og lesing ble gjort på skriftlig papir, ble transmisjonen gjort elektronisk. Bruken har gått ned på grunn av den økende bruken av elektroniske medier.

Deler av skriftlig kommunikasjon

Generelt anses de tre hovedelementene i skriftlig kommunikasjon å være struktur (innholdsform), stil (skriving) og innhold (tema).

Når det gjelder struktur, hjelper det leserne å forstå emnet. Det er derfor det anbefales å være tydelig på hensikten} før du begynner å skrive.

I forhold til stil er dette relatert til utsteder i første omgang. Det er imidlertid også viktig å vurdere potensielle mottakere av det skriftlige materialet. Noen ganger er det nødvendig å bruke korte setninger eller avsnitt, med et enkelt ordforråd. Noen ganger må meldingen være litt lengre og forseggjort.

Til slutt, når det gjelder emnet, kan det være av stor variasjon. Alle områder av menneskelig samhandling kan være gjenstand for en skriftlig kommunikasjon. Dette inkluderer alt fra vitenskapelig til personlig, gjennom lover og prosedyrer.

Fordel

Permanens i tid

Skriftlig kommunikasjon er et permanent informasjonsmiddel. Derfor er det nyttig når journalføring er påkrevd. Tilsvarende er det veldig viktig i riktig delegering av ansvar og for å etablere regler og prosedyrer. På den annen side tillater det den gjentatte spørringen om meldinger.

Kontrollmekanisme

Takket være muligheten for varighet i tide, er skriftlig kommunikasjon ideell som et kontrollverktøy. Kontroll- eller resultatark, lover, avtaler er blant annet dokumentene som oftest behandles gjennom denne kommunikasjonsmåten.

Bevaring

Skriftlig kommunikasjon har et høyt nivå av bevaring. Dette gjør det mulig å være trygt og holdbart. Teknologiske fremskritt har muliggjort andre måter å bevare informasjon på. Fram til i dag er det originale, skriftlige dokumentet imidlertid fortsatt det endelige beviset på at det eksisterer og originalitet.

Høyere reflekterende nivå

Folk som bruker dette mediet reflekterer effektivt før de skriver. Handlingen med å skrive en melding er alltid foran en prosess med tanke og definisjon av hva du vil uttrykke. Til og med selve skrivingen er en reflekterende prosess. Derfor er denne kommunikative modusen ideell for å overføre nøyaktighet og presisjon.

Mindre sjanse for forvrengning og tolkning

I meldinger som sendes ved hjelp av skriftlig kommunikasjon, er det mindre mulighet for forvrengning. I dette kommunikasjonssystemet blir informasjonen registrert permanent og kan bekreftes når som helst. Dermed er det mindre sjanse for informasjonsforvrengning eller endring.

På den annen side er det mindre sjanse for å tolke meldingene feil. I tvilstilfeller kan meldingen leses så mange ganger som nødvendig til den blir fullstendig forstått.

På samme måte kan hastigheten på lese- eller omlesing justeres til forståelsesnivået til mottakeren av meldingen. På denne måten kan det garanteres at hvis både avsender og mottaker håndterer de samme kodene, vil meldingen komme som ønsket.

ulemper

kostnader

Skriftlig kommunikasjon er ikke økonomisk. Det er kostnader knyttet til materialet (blant annet papir og blekk) og arbeidskraften som brukes til å skrive og levere skriftene. Disse kostnadene kan øke avhengig av den fysiske avstanden mellom avsender og mottaker.

Evne til effektiv forståelse

Bruken av skriftlig kommunikasjon krever store ferdigheter og kompetanse i bruk av språk og ordforråd. Mangelen på skriveferdigheter og tekstenes dårlige kvalitet har en negativ innvirkning på budskapet og setter effektiv forståelse i fare.

Tilbakemelding

Tilbakemelding på meldingen i skriftlig kommunikasjon er ikke øyeblikkelig. I denne typen kommunikasjon går kodings- og dekodingsprosessen treg.

Avhengig av koden du bruker, kan forståelsen ta lenger tid enn ønsket. I alle fall er tilbakemeldingene det bekvemme mottakeren av meldingen, ikke avsenderen.

Vanskelighetsgrad med å uttrykke følelsesmessighet

Å være et reflekterende medium, er det vanskeligere å uttrykke følelsesmessighet i skriftlig kommunikasjon. Faktisk bruker dikterne og kunstnerne som bruker dette mediet for å uttrykke skjønnhet og følelser, teknikker som er vanskelige å håndtere. Noen ganger lykkes de, men andre oppfyller de ikke målet om å overføre kunstnerens emosjonalitet.

Denne typen kommunikasjon er kjent som kald, upersonlig og i kontrast til andre former for kommunikasjon som kan omfatte verbale og gesturale trekk. Av denne grunn brukes den oftere til overføring av informasjon hvor faktaens nøyaktighet er viktig.

Forsinket eller usikker erkjennelse

Den skriftlige kommunikasjonsmetoden gjør det vanskelig å bekrefte mottakelsen av meldingen umiddelbart. I noen tilfeller er det ikke engang mulig å avgjøre om meldingen nådde den tiltenkte mottakeren.

Mangel på fleksibilitet

Mangel på fleksibilitet er en annen ulempe med skriftlig kommunikasjon. Når en original melding er utstedt, er det ingen mulighet for en rask innholdskorrigering.

Eventuelle endringer som er nødvendige, må godkjennes av mottakeren av meldingen. På samme måte påvirker hver korrigering, til og med delvis, hele meldingen.

referanser

1. Inc. (s / f). Skriftlig kommunikasjon. Hentet fra inc.com.
2. Sehgal, MK (2008). Forretningskommunikasjon. New Delhi: Excel Books India.
3. Cabrera, A. og Pelayo, N. (2001). Språk og kommunikasjon. Caracas: The National.
4. Bolaños, B. (1996). Skriftlig kommunikasjon. San José: EUNED.
5. Suttle, R. (2017, 26. september). Typer av skriftlig bedriftskommunikasjon. Hentet fra bizfluent.com.
6. Sckool. (2017, 07. februar). De tre hovedelementene i skriftlig kommunikasjon. Hentet fra sckool.org.
7. MSG. (s / f). Skriftlig kommunikasjon - mening, fordeler og ulemper. Hentet fra managementstudyguide.com.
8. Bedriftskommunikasjonen. (s / f). Fordeler og ulemper ved skriftlig kommunikasjon. Hentet fra thebusinesscommunication.com.
9. Forretningskommunikasjon. (s / f). Ulemper ved skriftlig kommunikasjon i næringslivet. Hentet fra bizcommunicationcoach.com.