ADMINISTRATIV KONTROLL: KONTROLLSYSTEMER, MÅL, EKSEMPLER - DUDAS - 2026

Den administrative kontrollen er definert som prosessen som ledere påvirker andre medlemmer av organisasjonen til å implementere strategier. Det utføres basert på informasjonen som er mottatt av lederne.

Den omhandler koordinering, ressursfordeling, motivasjon og måling av ytelse. Praksisen med ledelseskontroll og utforming av ledelseskontrollsystemer er basert på en rekke faglige disipliner.

Kilde: pixabay.com

Administrativ kontroll innebærer omfattende måling. Derfor er det relatert og krever innspill fra regnskap, spesielt ledelsesregnskap. For det andre innebærer det beslutninger om ressursfordeling. Derfor er det relatert og krever bidrag fra økonomi, spesielt fra lederøkonomi.

For det tredje innebærer det kommunikasjon og arbeidsmotivasjon. Dette betyr at det er relatert og krever bidrag fra sosialpsykologi, spesielt fra organisasjonsatferd.

Dårlige kontroller i et selskap utgjør betydelige trusler, som ineffektiv bruk av ressurser, behandlingsfeil, redusert lønnsomhet, manglende overholdelse av myndighetene og tyveri eller misbruk av eiendeler fra ansatte.

Planlegging og kontroll

Det er en tett kobling mellom planlegging og kontroll. Planlegging er en prosess der målsetningene til en organisasjon og metodene for å oppnå målene blir etablert. Kontroll er en prosess som måler og retter faktisk ytelse mot de planlagte målene for organisasjonen.

Når strategier er etablert og planer er laget, er ledelsens viktigste oppgave å ta skritt for å sikre at disse planene blir gjennomført eller, hvis forholdene krever, at planene blir endret.

Administrativ kontroll er en av lederfunksjonene, som planlegging, organisering, tilsyn og retning.

Det er en viktig funksjon, fordi den hjelper til med å verifisere feil og iverksette korrigerende tiltak for å minimere avvik fra standarder og oppnå de uttalte målene for organisasjonen på ønsket måte.

Administrativ kontroll kan defineres som systemfunksjonen som justerer driften etter behov for å oppnå planen, eller for å holde variasjoner i systemmål innenfor tillatte grenser.

Administrative kontrollsystemer

Dette er systemer som samler inn og bruker informasjon for å evaluere ytelsen til forskjellige forretningsressurser, som menneskelige, fysiske, økonomiske og organisasjonen generelt, som et resultat av de ledelsesstrategier som er fulgt.

Derfor er de sett med formelle prosedyrer som er nødvendige for administrativ og økonomisk effektivitet. Ledere bruker den for å opprettholde eller endre standarder i virksomhetens aktiviteter.

Å være en integrert del av hele kontrollsystemet til et selskap, er det målet å garantere fullstendig og betimelig implementering av ledelsens planer og policyer.

De kan inkludere alt fra hvordan rekvisita er bestilt til hvordan eiendeler planlegges brukt, jobber blir tildelt eller lagerbehandlet.

Et ledelseskontrollsystem er måten ledere kan dokumentere sine organisasjonsstrategier eller politikker på. På samme måte er det en måte å evaluere ytelsen til interne forretningsprosesser, sammenligne dem med de erklærte mål og retningslinjer.

Forretningsverktøy

Ledelseskontrollsystemet er et forretningsverktøy som kan gi en indikasjon på hvor bra en organisasjon presterer i henhold til sine mål.

Administrativ kontroll er imidlertid bare ett av verktøyene som ledere bruker for å implementere de ønskede strategiene.

Strategier implementeres ikke bare gjennom administrativ kontroll, men også med organisasjonsstruktur, menneskelig ressursstyring og organisasjonskultur.

komponenter

Det administrative kontrollsystemet er et verktøy for å hjelpe ledelsen med å lede en organisasjon mot sine strategiske mål og konkurransefortrinn. Det er generelt forstått å ha tre komponenter:

- Etablering av standarder.

- Måling av faktisk ytelse opp mot disse standardene.

- Å iverksette korrigerende tiltak mot avvik fra regler og planer.

vanskeligheter

Det er to vanlige vanskeligheter som omgir administrative kontrollsystemer i selskaper.

- Kunne kjenne igjen områdene der det er behov for større kontroll.

- Å kunne gjenkjenne når eksisterende kontroller er ineffektive eller mangelfulle.

mål

Administrative kontrollmål refererer til påliteligheten av finansiell informasjon, rettidig tilbakemelding om oppnåelse av operasjonelle eller strategiske mål, og overholdelse av lover og regler.

Feildeteksjon

En uregelmessighet i ledelsen av selskapet kan true oppnåelsen av de generelle målene for et selskap, og føre til at det taper terreng for konkurransen og inntil dens egen overlevelse er kompromittert.

Derfor blir det viktig å oppdage avvik raskt. På samme måte kan forskjellige kretsløp og områder identifiseres som, selv om de ikke er berørt av avvik eller alvorlige feil, kan optimaliseres for selskapets generelle velferd.

Vis at alt fungerer riktig

Den administrative kontrollen verifiserer at alt fungerer bra, og at både de foreslåtte målene og nivåene som er fastsatt på administrativt nivå med hensyn til fortjeneste, salg, sikkerhet osv. Er oppfylt uten vesentlige endringer.

På denne måten blir selskapet sikrere, og dets standarder og operative beslutningsprosesser er mer solide.

Handle når det er nødvendig

Å oppdage en situasjon er ikke veldig nyttig hvis spesifikke tiltak ikke blir tatt for å omdirigere en negativ omstendighet, takket være den detaljerte og konkrete informasjonen gitt av den administrative kontrollen.

Kommuniser og motiver arbeidere

Nøyaktig kunnskap om selskapets tilstand, inkludert feil, problemer og korrekt håndterte aspekter, fremmer bedre kommunikasjon med arbeidstakere, og motiverer dem til å garantere at de nødvendige aspektene blir forbedret, eller at riktig linje følges.

Gjennomføre forebyggende tiltak

Den for tidlige diagnosen spesifikke problemer som blir oppdaget ved administrativ kontroll gjør korrigerende tiltak unødvendige, da de erstattes av bare forebyggende handlinger.

Fordel

Den største fordelen med ledelseskontroll er at det skaper en syklus av retning og kontroll for virksomhetsledelse. Beslutningsprosesser blir strømlinjeformet ettersom færre enkeltpersoner er involvert.

Det hjelper ledere med å måle den faktiske ytelsen og som en guide til oppnåelse av mål.

Hjelper desentralisering

Den moderne trenden i forretningsorganisasjoner er mot desentralisering, som krever et kontrollsystem.

Ved desentralisering spres beslutningsmyndighet i hele organisasjonen.

Ledelsen må holde kontrollen i hendene for å se om autoritet blir brukt riktig. Uten forsvarlig administrativ kontroll kan desentralisering ikke lykkes.

Hjelper med koordinering

Størrelsen på moderne selskaper øker. En stor mengde kapital og et stort antall mennesker er ansatt i dem.

Dette skaper problemet med riktig kontroll, siden det er mange divisjoner som produserer og distribuerer forskjellige produkter. For å koordinere aktivitetene deres, kreves et kontrollsystem.

Forenkle tilsynet

Forenkle overvåking ved å påpeke betydelige avvik. Holder ansatte under kontroll.

Et godt kontrollsystem oppdager svake punkter veldig raskt. Dette bidrar til å utvide kontrollomfanget på alle nivåer.

Øk motivasjonen

Kontrollteknikker skaper en atmosfære av orden og disiplin i organisasjonen, ved å finne avvik og identifisere faktorene som er ansvarlige for dem.

Dette øker ansattes motivasjon, fordi de vet jobben de blir holdt ansvarlig for.

ulemper

En ulempe med administrativ kontroll er at det kan motvirke kreativitet og innovasjon, ved å gjøre et selskap mer standardisert og mindre fleksibelt.

Organisasjoner med stram administrativ kontroll er ofte mindre i stand til å tilpasse seg endringer i markedet, deres bransje eller det juridiske miljøet, og har begrenset omfanget av mulige ideer og planer.

Vanskeligheter med å etablere kvantitative standarder

Administrativ kontroll mister effektiviteten når ytelsesstandarden ikke kan defineres kvantitativt.

Det er veldig vanskelig å etablere en kvantitativ standard for menneskelig atferd, effektivitetsnivå, arbeidsglede, ansattes motivasjon, etc. I slike tilfeller er skjønn etter lederens skjønn.

Det er ingen kontroll over eksterne faktorer

Et selskap kan ikke kontrollere eksterne faktorer som regjeringspolitikk, teknologisk endring, endring i mote, endring i konkurransepolitikk, etc.

Ansattes motstand

Grassroots-ansatte kan føle seg undervurdert og misfornøyde fordi de ikke har lov til å presentere ideene sine. Ansatte føler at kontroll reduserer handlefriheten. Dette kan føre til stor stabsomsetning.

Ansatte motstår ofte kontroll. Som et resultat reduseres effektiviteten.

Dyrt affære

Organisasjoner må bruke mye tid og penger på å installere et administrativt kontrollsystem.

Fordelene må være mer enn kostnadene som er involvert, da er bare kontrollen effektiv, ellers vil det føre til ineffektivitet.

Betydning

Uten administrativ kontroll er administrasjonsprosessen ufullstendig. I selskaper oppstår behovet for kontroll på grunn av flere faktorer:

- Det er vanskelig å etablere helt presise resultatstandarder i store organisasjoner. På den annen side trenger en leder alle slags rettidig informasjon, som ikke alltid er tilgjengelig. Kontroll er nødvendig for å vurdere nøyaktigheten til standardene.

- Ansatte blir betrodd store summer og verdifulle ressurser. I mangel av kontroll kan de ansatte imidlertid gi etter for fristelser. Et effektivt kontrollsystem bidrar til å minimere uærlig oppførsel fra de ansatte.

- I mangel av kontroll kan ansatte slappe av i innsatsen, og ytelsen deres kan falle under det normale.

Gjennom kontroll er det sikret at ressursene til en organisasjon oppnås og brukes effektivt for å oppnå de ønskede målene. Administrativ kontroll gir følgende fordeler:

Policyverifisering

Det lar ledelsen kontrollere kvaliteten på de forskjellige planene. Dermed kan den avdekke hvilke planer som må redesignes, eller hvilke mål som må modifiseres.

Endringer i miljøet kan gjøre originale planer ikke gjennomførbare eller mangelfulle. Kontroll hjelper deg med å gjennomgå og oppdatere planer.

Lederansvar

Selv når en leder tildeler noen aktiviteter og delegerer myndighet til sine underordnede, er han fortsatt ansvarlig for den endelige forestillingen.

Derfor må en leder sjekke ytelsen til sine underordnede for å sikre at de bruker den delegerte myndigheten på ønsket måte.

Administrativ kontroll gjør at ledere kan oppfylle sitt ansvar og samtidig delegere myndighet.

motivator

Inspirere ansatte til å jobbe hardt og prestere bedre. Når de vet at deres prestasjoner blir verdsatt og belønningen deres er knyttet til evalueringen, vil de prøve å bidra med sin beste innsats.

Effektivitet

Kontroll bidrar til effektiviteten i driften ved å fokusere på oppnåelse av mål. Derfor tillater det ledere å oppdage og rette feil før de blir alvorlige, noe som bidrar til å minimere avfall og tap.

eksempler

En administrativ kontroll er enhver prosess, praksis, policy, verktøy, måling eller system som er implementert for å la ledelsen dirigere ressursene til en organisasjon. Følgende er illustrerende eksempler:

Kravskontroll

Dokumentere planene formelt som krav og administrere endringen av disse planene.

Økonomisk kontroll

Økonomiske kontroller som praksis for utvikling, overvåking og regnskap for et budsjett.

Ytelsesovervåkning

Prosessen med å bli enige om et sett med mål og evaluere ytelse mot disse målene.

Tilsyn

Overvåking av ansattes ytelse for å forbedre produktivitet, effektivitet og kvalitet på arbeidet.

Endre kontroll

Prosessen med å sende inn, evaluere, godkjenne, prioritere, implementere, kommunisere og gjennomgå endringer i en organisasjon.

Sikkerhetskontroller

Implementere sikkerhetstiltak og mottiltak for å unngå risiko for mennesker, eiendommer og informasjon.

Overholdelse sjekker

Implementering av prosesser, prosedyrer, systemer, kontroller, målinger og rapporter for å overholde lover, forskrifter, standarder og interne retningslinjer.

Referansemåling

Det er den pågående prosessen med å benchmarking bedriftens resultater mot dagens industri, konkurranse eller beste praksis.

Kontinuerlig forbedring

Det er den repeterende prosessen med å ta målinger av ting, forbedre dem og måle dem igjen.

QA

Forsikre deg om at utgangene er innenfor spesifikasjonen. For eksempel implementere en prosess for å teste produkter på en produksjonslinje.

Kvalitets garanti

Det er prosessen for å forhindre fremtidige kvalitetssvikt. For eksempel praksis med å undersøke årsaken til alle kvalitetssvikt for å identifisere forbedringer.

Automasjon

Forbedre produktivitet, effektivitet og kvalitet også ved å erstatte arbeid med automatisering.

Datakontroll

Datakontroll på områder som datakvalitet, dataforeldre, sikkerhet, integrasjon og overholdelse.

Lagerkontroll

Regulere og redegjøre for varelager for å unngå mangel eller overforsyning.

Eiendomskontroll

Kontroll av eiendeler som fasiliteter, infrastruktur, maskiner, programvare og åndsverk.

For eksempel implementerer et regnskapssystem for eiendeler en passende separasjon av bekymring for eiendeler.

referanser

1. All Business (2019). Hva er et administrativt kontrollsystem og hvorfor er de så viktige? Hentet fra: allbusinessadmin.com.au.
2. Wikipedia, gratis leksikon (2019). Styringssystem. Hentet fra: en.wikipedia.org.
3. Wikipedia, gratis leksikon (2019). Kontroll (ledelse). Hentet fra: en.wikipedia.org.
4. Kenneth A. Merchant (1982). Styringsfunksjonen til ledelsen. MIT Sloan. Hentet fra: sloanreview.mit.edu.
5. Business Dictionary (2019). Ledelseskontroll. Hentet fra: businessdiction.com.
6. John Spacey (2015). 21 Eksempler på styringskontroll. Hentet fra: simplicable.com.
7. MBA Knowledge Base (2019). Betydningen av ledelseskontroll i en organisasjon. Hentet fra: mbaknol.com.
8. Smriti Chand (2019). 7 Fordeler med ledelseskontroll for en organisasjon. Artikkelbiblioteket ditt. Hentet fra: yourarticlelibrary.com.
9. Samiksha S (2019). Betydningen og begrensningene ved å kontrollere. Artikkelbiblioteket ditt. Hentet fra: yourarticlelibrary.com.