DE 15 VIKTIGSTE KONTORFUNKSJONENE DU MESTRER - JOBB - 2025

De kontorfunksjoner det dominerer er de administrative aktivitetene som utføres av personell i en bedrift, organisasjon eller institusjon, og som er nødvendige for driften av det samme. Hvis det gjøres effektivt, vil resultatene vanligvis være mye bedre enn hvis de blir gjort dårlig.

Kontorarbeid har normalt en vanlig mandag til fredag ​​som starter klokka 8 eller 9 og varer til klokken 16 eller 17, selv om dette varierer fra land til region.

De fleste kontorjobber krever grunnleggende ferdigheter som: flytende muntlig kommunikasjon, evnen til å skrive, arkivere og litt erfaring med kontorutstyr som datamaskiner, kopimaskiner, etc.

Avhengig av nivået på stillingen eller ansvaret som er påtatt, krever det at personen har en teknisk, universitets- eller fjerde nivå utdanning.

Hovedkontorfunksjonene du mestrer

1- Planlegging

Dette er den første og viktigste av oppgavene siden den består i å definere hvordan organisasjonsmetoder og strukturer kan bidra til forretningsplanen.

Det er teknologiske verktøy som hjelper disse metodene til senere å bli spesifisert i oppgaver fordelt på teammedlemmene, men bare god planlegging kan garantere at alt ender opp med å legge til virksomhetsmålet.

Generell planlegging krever en klar forretningsvisjon og et visst hierarkisk nivå i selskapet, men hvert teammedlem må planlegge arbeidet sitt slik at de kan oppfylle de fastsatte mål og frister.

2- Transkripsjon og / eller rapportskriving

En oppgave som daglig bruker tiden til de som jobber på et kontor, er skriving, i ethvert medium, av rapporter som støtter eller detaljerer deres funksjoner eller som tjener til å forklare resten av kollegene detaljene (bakgrunn, fremgang, resultater, fordeler og ulemper). ulemper osv.) for et bestemt prosjekt.

Disse dokumentene fungerer også som en oversikt over aktiviteten til organisasjonen som kontoret tilhører, for fremtidige revisjoner eller anmeldelser.

3- Delta på møter

Det er møter mellom medlemmene i et arbeidsteam der ideer utveksles om aktuelle prosjekter, nye forslag blir presentert, presentasjoner, rapporter eller rapporter blir delt.

Normalt har de som mål å samkjøre alle tilstedeværende mot oppnåelse av et felles mål, tilordne roller, oppgaver og frister til hver enkelt. De tjener også til å løse problemer som kan ha oppstått i utførelsen av oppgaver.

De har vanligvis en veldig definert frekvens, varighet og dynamikk. På samme måte blir det som diskuteres i dem vanligvis spilt inn på minutter eller minutter for arkivering.

Noen organisasjoner holder møter hver dag, andre flere dager i uken, andre annenhver uke og andre andre hver måned. Hyppigheten av møtene avhenger av hvert selskap og dets behov.

4 - Planlegg møter

Det handler om å koordinere dagsordenen til alle menneskene som må være på et møte på en slik måte at de klarer å falle sammen på et bestemt sted og tidspunkt.

Det kan være en skremmende oppgave, så å stole på teknologi kan være en god idé. Det er applikasjoner, for eksempel ScheduleOnce, som lar deg automatisk planlegge møter, slik at inviterte kan se tilgjengelige datoer og velge et tidspunkt som er praktisk for dem.

5 - Sjekk bedriftens e-post

Det er en oppgave som kan ta lang tid. En Adobe-rapport som ble publisert i 2016, resultat av en selvadministrert undersøkelse av mer enn 1000 arbeidere, avslører at vi bruker gjennomsnittlig 20,5 timer hver uke på å sjekke arbeids-e-posten vår.

Å klassifisere, lese og svare på e-post er en veldig vanlig form for kommunikasjon og gjør det mulig å utveksle filer og inntrykk relatert til et prosjekt eller en organisasjonsprosess.

Selv om selskaper kontinuerlig søker etter mer effektive måter å administrere e-postmeldinger på, er det også applikasjoner som Gmail's Smart Labels for dette.

En annen måte å effektivisere denne oppgaven på er å innlemme standard e-postmaler, eller tekster som kan sendes med minimale endringer til forskjellige mottakere og til forskjellige tidspunkter.

6- Økonomiledelse

I denne oppgaven må det garanteres at pengene oppfyller livssyklusen ved kjøp og salg av produkter og tjenester; ha alle fakturaer sendt, lagt ut, betalt og sendt. Selvfølgelig er det kontorer som bare gjør dette.

Denne aktiviteten inkluderer også å holde økonomiske regnskap og juridiske dokumenter oppdatert slik at det ikke er problemer med det juridiske rammeverket som angår den aktuelle organisasjonen.

7- Logistikk

Denne funksjonen sikrer at alle varer relatert til selskapets arbeid blir fraktet til og fra lager og kunder. Det inkluderer også samarbeid med leverandører for å skaffe råvarer til fremstilling av nye produkter.

Målet med denne funksjonen er å garantere at selskapet har i sin besittelse alt som er nødvendig for å holde produksjonen av varen eller tjenesten som det kommersialiseres i gang.

8- Ring oppmerksomhet

På et kontor er det også pålagt å svare på telefonen, siden det er et kommunikasjonsmiddel med kunder, leverandører og blant medarbeidere selv.

Selv om det virker som en enkel oppgave, krever det en viss protokoll, siden det kan være stemmen som noen utenfor selskapet forbinder med sitt image. Derfor er det viktig at høflighetsreglene blir overholdt, en institusjonell tone opprettholdes, stemmevolumet og ordforrådet som brukes er moderat.

En annen viktig informasjon, som noen ganger blir oversett når du utfører denne funksjonen, er å skrive ned så mye data som mulig om personen på den andre siden av telefonen; Dette vil mate selskapets kontaktdatabase og gi deg muligheten til å følge opp saken diskutert under telefonsamtalen på riktig måte.

9- Filorganisasjon

De fleste av oppgavene som utføres på et kontor, genererer noe dokument: fakturaer, notater, referater, referater, salgsrapporter, etc.

I digital eller på papir er det en mengde informasjon som krever at noen er ansvarlig for katalogisering, arkivering og ivaretakelse av den i henhold til dens viktighetsnivå for virksomheten.

Nettopp dette siste punktet, beskyttelsen av informasjon, er et spørsmål som har blitt en hodepine for mange organisasjoner, og det er derfor det dukker opp flere og flere verktøy, protokoller og prosedyrer som gir sikkerhet i filen og overføringen av data. sensitive data i en organisasjon.

I noen tilfeller brukes eksterne harddisker, mens det i andre er spesielle servere for disse tilfellene eller lagringsplattformer i “nettskyen” som Microsoft OneDrive, Google Drive eller Apple iCloud.

10- Distribusjon av selskapets post

En oppgave som, til tross for at den ikke krever en høy akademisk opplæring, krever god organisering, ansvar og en følelse av press, er fordelingen av korrespondanse på kontoret.

En skisse av en design, kredittkortet som er sendt av banken, fakturaer fra en leverandør eller svarbrev fra en statlig enhet, er noen av dokumentene som en ansatt kan vente på og som mange andre prosesser innen av selskapet.

11- Kundeservice

Denne funksjonen består av fysisk betjening av kunder med spørsmål eller klager på produktene eller tjenestene som tilbys av selskapet.

12- Skrive ut og kopiere dokumenter

Den består av å skrive ut dokumentene som må oppbevares fysisk eller lage kopier av de som må oppbevares i duplikat eller levert til arbeiderne i selskapet.

13- Kandidatintervjuer

Dette er en av oppgavene i personalutvelgelsesprosessen. De kan utføres individuelt eller i grupper, det vil si med fokus på en enkelt kandidat eller på flere.

14- Kjøp av rekvisita og kontorrekvisita

Kontorrekvisita er avgjørende for effektiviteten. Skrivesaker, skriverblekk, emballasje eller papir skal alltid være tilgjengelig, så det bør være noen som har ansvaret for deres ledelse.

15- Administrative funksjoner

Administrative prosedyrer er avgjørende for at et selskap skal opprettholde stabilitet og kunne oppnå suksess. Å være klar over juridiske problemer, papirer og andre byråkratiske ordninger er noen av disse funksjonene.

referanser

1. Audra Bianca (s / f). Office organisasjon & planlegging tips. Gjenopprettet fra: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 kontoroppgaver du kan og bør automatisere. Gjenopprettet fra: es.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Hvor mange timer av livet ditt har du kastet bort på e-post? Prøv vår deprimerende kalkulator. Gjenopprettet fra: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Liste over jobber som jobber på et kontor. Gjenopprettet fra: work.chron.com.
5. Hva gjør en kontorassistent. Gjenopprettet fra learning.org.
6. Hva gjør folk i kontorjobber. Gjenopprettet fra: reddit.com.