DE 7 MEST FREMRAGENDE FUNKSJONENE TIL EN SEKRETÆR - JOBB - 2026

De viktigste funksjonene til en sekretær inkluderer administrerende agendaen, serverer publikum og håndtering av fortrolig informasjon. Det er personen som har ansvaret for å utføre administrative assistanseoppgaver på et kontor.

Denne stillingen kan innehas av en mann eller en kvinne, selv om den vanligste er at det er en kvinne som utøver den.

De er vanligvis ansvarlige for de fortrolige forholdene til personer med et visst hierarki i selskapet, for eksempel direktører, ledere, presidenter. Det gjør dem til høyre hånd for den utøvende som de jobber for.

Hvis selskapet er lite, er sekretærens store arbeidsmengde relatert til de grunnleggende kontoroppgavene.

Noen land i verden vier en spesiell dag til ham i løpet av året for å takke og feire arbeidet hans. For eksempel, i Colombia, Peru og Mexico er sekretærens dag 26. april, mens det i Venezuela er 30. september.

De 7 hovedfunksjonene til en sekretær

Sekretærens jobb er å gi støtte og samarbeid til sjefen sin, slik at hun fullt ut kan utføre sin rolle i organisasjonen, uten forsinkelser eller distraksjoner.

Selv om selskapets art påvirker typen arbeid som kreves av en sekretær, kan det sies at hovedfunksjonene hennes er:

1- Agendahåndtering

Det er sekretærens ansvar å holde dagsorden for den personen hun jobber oppdatert for. Der skal du gjenspeile alle dine arbeidsforpliktelser og noen ganger personlige.

Du må også føre en oversikt over dataene til alle menneskene og institusjonene som arbeidsgiveren din må være relatert til.

En sekretærs agenda fungerer ofte som den operative loggen til den utøvende som hun jobber for.

2- Oppmerksomhet for publikum

Oppmerksomhet for publikum er en av de mest grunnleggende oppgavene som sekretæren må utføre. Du må svare på samtaler og registrere årsaken til dem, samt alle dataene som gjør at arbeidsgiveren din effektivt kan følge opp saken.

Han er også personen som mottar besøkende på kontoret. Dette er grunnen til at det er viktig for sekretæren å opprettholde et bilde i samsvar med bedriftens image av arbeidsplassen.

Hans rolle der er ikke bare å hilse og gjøre ventetiden for besøkende vennlig, men også å gi de første instruksjonene og retningslinjene for organisasjonskulturen og interne prosesser i selskapet.

3- Dokumenthåndtering

I tillegg til å være personen som mottar og håndterer korrespondanse fra sjefen sin, skriver, leser, svarer og arkiverer en sekretær de fleste av arbeidsgiverens brev, kunngjøringer, notater og e-poster.

For dette formål bør du bruke visse programvare som lar deg forberede slike dokumenter med større smidighet og hastighet.

Spesifisiteten til disse kompetansene vil avhenge av hvilken type arbeid som kreves i området du jobber i.

Sekretæren administrerer kontaktdatabasen til sjefen hennes og arkiverer skriftlig korrespondanse, samt møtereferater og andre dokumenter av interesse på kontoret.

Det er sekretæren som normalt noterer seg sakene som er diskutert på viktige møter.

4- Håndtering av sensitiv informasjon (intern og ekstern)

Blant funksjonene som skiller en god sekretær, er å håndtere all ekstremt viktig informasjon for driften av selskapet eller institusjonen der hun jobber på en tilstrekkelig og effektiv måte.

For eksempel må du ha kontroll over juridiske dokumenter som kan kreves av myndighetsorganer når som helst.

Du kan også ha tilgang til informasjon fra miljøet eller fra noen av aktørene relatert til selskapet. Denne informasjonen må håndteres på en diskret, effektiv og betimelig måte.

5- Kontororganisasjon

Sekretæren må betjene og vedlikeholde kontorutstyr og møbler: telefoner, kopimaskiner, skrivere, projektorer, møbler, arkivskap, blant andre.

Det er han som kontrollerer varebeholdningen for utstyr og kontorutstyr. Det holder også de fysiske og elektroniske filsystemene i orden slik at informasjonen er lett tilgjengelig når det er nødvendig.

Sekretæren må ha et rent og organisert arbeidsområde, siden det vanligvis er noe av det første folk utenfor selskapet ser når de kommer inn på fasilitetene.

6- Forberedelse av presentasjoner

Normalt må en utøvende leder legge frem rapportene sine i form av presentasjoner som oppsummerer og rangerer informasjonen. For denne oppgaven ber han vanligvis sin sekretær om hjelp.

Personen som er i sekretariatet må sørge for at informasjonen som vises der riktig gjenspeiler de dataene som sjefen hans ønsker å dele.

Du må også være forsiktig med at det er en presentasjon uten stavefeil, og at den er i samsvar med den grafiske identiteten til selskapet.

7- Administrativ overvåking

Det er også en sekretærs ansvar å være klar over at retningslinjene og prosedyrene som er nødvendige for å ta vare på eiendelene til selskapet eller institusjonen hun jobber i, blir fulgt.

I henhold til det hierarkiske nivået til sjefen hennes, kan sekretæren validere nøyaktigheten til dataene som gjenspeiler detaljene i budsjettoperasjonene.

En sekretær må ta seg av ledelseskontrollen og riktig administrasjon av ressursene på kontoret.

Den virtuelle sekretæren

Med økningen av onlinejobber oppstår tallet på online sekretærer eller virtuelle assistenter.

Disse sekretærene gjør de fleste av oppgavene beskrevet ovenfor, men eksternt. I disse tilfellene tar sekretærer betaling for sine tjenester per time eller prosjekt.

referanser

1. Pengekultur (2015). Sekretærens 4 hovedfunksjoner. Gjenopprettet fra: comofuncionaque.com
2. Kokemuller, Neil (s / f). Liste over plikter sekretær. Gjenopprettet fra: work.chron.com
3. Pymex (2016). Administrasjonssekretærens funksjoner og ansvar. Gjenopprettet fra: pymex.pe
4. Frivillig nå (s / f). Hva er sekretærens rolle? Gjenopprettet fra: diycomitteeguide.org
5. Windermere, Anna (s / f). Hva er funksjonene til en sekretær som assistent for en leder? Gjenopprettet fra: pyme.lavoztx.com