DE 11 HOVEDPRINSIPPENE FOR ADMINISTRATIV KONTROLL - DUDAS - 2026

De prinsippene for administrativ kontroll er de generelle regler som skal følges i prosessen med å analysere hvorvidt handlingene blir utført som planlagt og ta de nødvendige korrigerende tiltak for å bekrefte planlegging.

Å håndtere betyr å prøve å utnytte tilgjengelige ressurser best mulig for å oppnå forretningsmålet. Derfor inkluderer administrasjonen all virksomhet i selskapet.

Administrativ kontroll er prosedyrene som er nødvendige for administrativ og økonomisk effektivitet. Som en integrert del av organisasjonens interne kontrollsystem, er det målet å sikre full og rettidig implementering av ledelsens policyer og planer.

Noen eksempler på administrativ kontroll inkluderer prosedyreendringer, opplæring av ansatte og installasjon av advarselsskilt.

De grunnleggende prinsippene for administrativ kontroll kan deles inn i elleve kategorier, og gjenspeiler dens formål og art, struktur og prosess. Disse prinsippene for administrativ kontroll er detaljert nedenfor.

Grunnleggende prinsipper for administrativ kontroll

Målsikringsprinsipp

Det grunnleggende målet for administrativ kontroll er å oppnå mål. Dette gjøres ved å oppdage feil i planene.

Potensielle eller faktiske avvik fra planer må påvises tilstrekkelig til å muliggjøre effektiv korrigerende handling.

Kontrollerer effektivitetsprinsippet

Et administrativt kontrollsystem må oppdage og synliggjøre årsakene til avvik fra planene med minst mulig mulige kostnader.

Effektivitetsprinsippet er spesielt viktig i kontrollen, fordi teknikkene har en tendens til å være dyre og tungvint.

En leder kan være så oppslukt av kontrollen at han kan bruke mer enn nødvendig for å oppdage et avvik. Kontroller som alvorlig forstyrrer myndighetene til underordnede eller med motivasjonen til de som utfører planene, er ineffektive.

Kontrollansvarsprinsipp

Hovedansvaret for utøvelse av kontroll ligger hos lederen som har ansvaret for å utføre planene. Dets ansvar kan ikke oppheves eller kanselleres uten å endre strukturen i organisasjonen.

Ansvaret for å kontrollere må gis til bestemte personer på hvert trinn i operasjonen.

Dette enkle prinsippet tydeliggjør den sjelden forstått rollen til kontrollører og kontrollenheter.

Disse byråene fungerer som en tjeneste som gir kontrollinformasjon. De kan imidlertid ikke utøve kontroll med mindre de får ledelsesmyndighet og ansvar for kontrollerte ting.

Forebyggingsprinsipp

Kontroll, som planlegging, må være fremtidsrettet og forebyggende. Dette prinsippet har ofte blitt forsømt, i stor grad fordi kontrollen har vært mer avhengig av statistiske og regnskapsmessige data, heller enn på prognoser og anslag.

Selv om prognosene ikke er nøyaktige, er de bedre enn historiske data. Ideelt sett bør et kontrollsystem gi umiddelbar tilbakemelding for å rette avvik fra ønsket ytelse så snart de oppstår.

Hvis dette ikke er mulig, bør kontrollen være basert på prognoser for å kunne forutse avvik over tid. Mer oppmerksomhet bør rettes mot å forhindre mangler enn å avhjelpe dem etter at de oppstår.

For eksempel hjelper kontantprognoser med å holde bedrifter sunne ved å forutse og forhindre kontantmangel.

Direkte kontrollprinsipp

De aller fleste kontroller som er i bruk i dag, er basert på at mennesker gjør feil. De brukes ofte som indirekte kontroller for å oppdage feil, ofte etter faktum.

Der det er mulig, bør direkte kontroller som tar sikte på å forhindre feil, brukes. Å forbedre kvaliteten på ledere kan minimere behovet for indirekte kontroller. Ledere av høy kvalitet gjør svært få feil og utfører alle funksjonene sine til beste fordel.

Prinsipp for refleksjon av planer

Kontroll er oppgaven å sikre at planene gjennomføres effektivt. Derfor må kontrollteknikker gjenspeile planenes spesifikke art og struktur.

Jo tydeligere og mer omfattende organisasjonens planer og jo mer kontroller som er utformet for å gjenspeile disse planene, desto mer effektive vil kontrollene være i å møte behovene.

Kostnadskontroll må for eksempel være basert på planlagte kostnader av en definert og spesifikk type.

Pri ncipio Pyramid

Tilbakemeldingsdata må først rapporteres nederst i pyramiden; det vil si til veiledere og til og med for operativt personell på de laveste nivåene.

Dette vil gi de ansatte muligheten til å kontrollere sine egne situasjoner, samt fremskynde korrigerende handlinger.

Organisatorisk egnethetsprinsipp

Et administrativt kontrollsystem er i samsvar med området for myndighet og bør gjenspeile organisasjonens struktur.

Når det administrative kontrollsystemet er tilpasset organisasjonens struktur, bestemmer det handlingsansvaret og letter korreksjonen av avviket fra planene.

Tilsvarende må informasjonen for å evaluere ytelse mot planer være tilpasset stillingen til lederen som vil bruke den. Med andre ord, alle tall og rapporter som brukes til kontrollformål, må være organisasjonsmessig.

Prinsipp for individualitet av kontroller

Kontroller blir effektive når de er i samsvar med stillingen, det operative ansvaret, kompetansen og behovene til den aktuelle personen.

Omfanget og detaljert informasjon som kreves varierer etter ledelsesnivå og funksjon.

Tilsvarende foretrekker forskjellige ledere forskjellige former og enheter for informasjonsrapportering. Derfor må kontrollene oppfylle de individuelle kravene til hver leder.

Kritisk punktkontrollprinsipp

Alle operasjoner har visse utsatte eller kritiske punkter. Det er disse som forårsaker flest problemer og fører til store avvik.

En leder må, mens han utøver kontroll, fokusere på faktorene som er kritiske for å evaluere ytelse.

Det ville være unødvendig og uøkonomisk for en leder å verifisere alle detaljer i ytelsen. Derfor må du rette oppmerksomheten mot kritiske ytelsespunkter.

Handlingsprinsipp

Kontroll viser seg å være bortkastet tid hvis ikke korrigerende tiltak blir iverksatt. Korrigerende tiltak kan omfatte omtenkningsplaner, omorganisering, utskifting eller opplæring av en underordnet, motivasjon av ansatte, etc.

Kontroll er berettiget bare når indikerte avvik fra planer blir korrigert gjennom riktig planlegging, organisering, bemanning og retning.

referanser

1. MBA Knowledge Base (2018). Prinsipper for styringskontroll. Hentet fra: mbaknol.com.
2. Business Dictionary (2018). Administrativt kontrollsystem. Hentet fra: businessdiction.com.
3. Wikiquote (2016). Administrasjonsprinsipper. Hentet fra: en.wikiquote.org.
4. Arthita Banerjee (2018). 6 viktigste prinsipper for kontroll i ledelse. Bevar artikler. Hentet fra: preservearticles.com.
5. Diksha (2018). Kontrollerende: Betydning, natur og prinsipper. Business Management Ideas. Hentet fra: businessmanagementideas.com.