PROSEDYRER MANUAL FOR ET SELSKAP: HVA DET ER TIL, FORBEREDELSE - DUDAS - 2026

Den manuelle prosedyrer i et selskap er et skriftlig dokument som lister trinnvise instruksjoner om hvordan å fullføre en arbeidsoppgave eller hvordan å håndtere en bestemt situasjon når det oppstår på arbeidsplassen. Den inneholder den beste praksis for selskapet og beskrivelser av de viktigste forretningsprosessene.

Denne håndboken inneholder også metodene og standardene for hvordan arbeidet forventes utført. Opprettelsen av prosedyremanualen hjelper deg med å lede selskapet mot vekst, forenkle opplæring og forenkle sin skaleringsevne.

Denne håndboken kan være et tre-rings bindemiddel, en mappe på en delt nettverksstasjon eller en automatisert versjon publisert på nettet ved bruk av prosedyrehåndteringsprogramvare. Alle bør forstå hva prosedyrehåndboken er laget av og hvor den kan bli funnet når noen trenger den.

Å skrive en prosedyrehåndbok krever en klar forståelse av trinnene som er involvert i en bestemt prosess. Når virksomheten vokser vil nye prosedyrer være nødvendige. Prosedyrehåndboken kan også tenkes som et bibliotek med prosedyrer.

Manualen inneholder prøveprosedyrer som kan brukes som mal for nye driftsprosedyrer. Alle ansatte i organisasjonen må ha opplæring i selskapets policyer og prosedyrer; de skal alltid ha umiddelbar tilgang til en prosedyrehåndbok.

Hva er den til?

Med bruk av en velskrevet prosedyrehåndbok kan et selskap lettere lette opplæringen av nye ansatte.

Utover trening gir en prosedyrehåndbok nåværende teammedlemmer en ressurs for å lære om mindre brukte prosedyrer, og sikre at de blir utført med riktig formalitet, samtidig som kvalitetskontrollen opprettholdes.

Ansatte må forstå hva som forventes av dem. Veiledere trenger en prosedyrehåndbok for å administrere forretningsprosesser. Ved å dokumentere standardene kommuniserer du hva som er viktig for vekst, kvalitet og kundetilfredshet.

Gjennom retningslinjer og prosedyrer som berører et funksjonelt område, er frontlinjearbeidere bemyndiget til å ta effektive, tidsbesparende beslutninger.

En effektiv prosedyrehåndbok gir passende metoder for interdepartemental kommunikasjon, slik at personalet kan samarbeide for å løse de daglige forretningsproblemene uten å kreve unødvendig tilsynsengasjement.

Målet med prosedyremanualen bør være å organisere forskjellig innhold for å gjenspeile både formene og kommunikasjonsmidlene til selskapet, for å kunne utføre tjenesten eller produsere produktet til lavest mulig pris og på kortest mulig tid.

Det har den ekstra fordelen å holde ansattes trivsel og motivasjon høyt.

Hvordan å klare det?

Før du utvikler en prosedyrehåndbok, er det viktig å forstå forskjellen mellom policy, kjerneprosess og prosedyre.

- Retningslinjer er settet med grunnleggende prinsipper og tilhørende retningslinjer, formulert og anvendt av ledelsen i en organisasjon, for å dirigere og begrense dens handlinger i forfølgelsen av langsiktige mål.

- Grunnprosess er sekvensen av gjensidig avhengige og sammenkoblede prosedyrer, som på hvert trinn bruker en eller flere ressurser (ansattes tid, energi, maskiner, penger) for å konvertere innganger til produkter. Disse resultatene fungerer som innspill til neste trinn til et kjent mål eller sluttresultat er nådd.

- Prosedyre er en sekvens av aktiviteter eller et fast handlingsforløp, definert av trinn (som inneholder klart definerte start- og sluttpunkter) som må utføres i samme rekkefølge for å fullføre en oppgave.

Definer kjerneprosesser

Alle de sentrale prosessene som selskapet har må vurderes. Det begynner med å definere hvilke prosesser som skal skisseres og kartlegges i prosedyremanualen, og lage et sammendrag av alle prosedyrene som skal inkluderes.

Selv om ikke alle prosesser kan være oppført, er det viktig å etablere de mest grunnleggende og viktige. For eksempel kan en restaurant definere kjerneprosessene for hvordan en spesiell rett lages, men like viktig er restaurantens rengjøringsprosess.

Det bør lages en liste over kjerneprosesser som må dekkes, slik at hver enkelt kan integreres i prosedyrehåndboken etter kartlegging. Oversikten vil fungere som en guide for å sikre at ingen av oppgavene blir igjen når manualen begynner å skrives.

Skriv en introduksjon

Ta med en kort beskrivelse av hva som er inkludert i håndboken, som går direkte til personene som vil bruke håndboken, hva leserne kan forvente når de bruker håndboken, og den beste måten å bruke manualen (dvs. lese den for å dekke slutt "eller" bruk som referanse for å finne prosedyrer etter behov ").

Opprett et flytdiagram over hver prosess

Hver prosess er definert av trinnene eller oppgavene som er nødvendige for å fullføre den. Manglende et trinn kan bety å miste eller forsinke en ordre, eller ha et mangelfullt sluttprodukt. Å etablere et flytdiagram er å definere arbeidsflyten.

For å fullføre en manual må du starte med en prosess om gangen: starte med den første prosessen i disposisjonen. Trinnene som kreves for å fullføre prosessen er beskrevet, deretter går du tilbake og skriver ned detaljene for hvert trinn.

Forsikre deg om at hvert trinn er tydelig og konsist. Hvert trinn skal gi nok detaljer til at alle kan følge instruksjonene.

Anta for eksempel at du oppretter en prosedyre for salgsprosessen etter et krav på Internett. Først lages et flytdiagram over hvordan den potensielle kunden opprinnelig blir kontaktet etter at de har bedt om informasjonen: ved telefonsamtale, e-post eller tekstmelding.

Hvis prospekten ikke kunne kontaktes i utgangspunktet, beregnes det hvor mange ganger salgsteamet følger opp, med spesifikke skript for hver kontakt.

Når du kontakter kunden, tilordnes et annet skript, i tillegg til et sett med oppfølging, avhengig av om kunden kjøpte produktet eller bestemte seg for å vente.

Gi prosedyren til noen andre å lese

Det er viktig å ha en kollega eller noen du kjenner til å lese den og følge instruksjonene slik de er skrevet. Denne personen kan gi verdifull tilbakemelding hvis det er trinn du ikke klarte å fullføre eller ikke forsto.

Prosedyren feilsøkes basert på kommentarene. Du må kanskje skrive om, redigere eller legge til noe i instruksjonene.

Lag sjekklister og skjemaer

For enhver prosess er det lettere for teammedlemmer å følge et skjema eller en sjekkliste. Derfor må en detaljert mal utvikles, basert på den kartlagte prosessen.

Hvis du trenger å samle inn spesifikk informasjon når kunden legger inn, må du sørge for at malen har all nødvendig informasjon, presentert på en kortfattet måte.

Det skal ikke antas at teammedlemmer husker alt prosedyren indikerer, spesielt når en klient sitter overfor dem. Sjekklistene og skjemaene bør integreres som et vedlegg til flytskjemaet og prosesstrinnene.

Integrer den i en prosedyrehåndbok

Etter at et flytdiagram er tilordnet hver prosess og alle støttende dokumentmaler er opprettet, integreres de i en fullstendig prosedyrehåndbok. Manualen er organisert på avdelingsbasis.

For eksempel kan prosedyrehåndboken ha seksjonene "Salg", "Operasjoner" og "Distribusjon". Hver seksjon er delt inn i kjerneprosessene til den avdelingen, vanligvis i den rekkefølgen at hver kjerneprosess blir utført i den samlede leveransen av produkter.

I "Distribusjon" -delen kan du ha flere hovedprosesser, for eksempel "Få bestillingen", "Pakke for levering", "Frakt" og "Sporing".

Prosedyrehåndboken er organisert med en innholdsfortegnelse, og hver prosedyre er tydelig oppført med en fet titteloverskrift.

En tittelside er inkludert med navnet på manualen, en innholdsfortegnelse, introduksjonen og prosedyrene i rekkefølgen på innholdsfortegnelsen.

Det kan til og med plasseres faner for at teammedlemmer enkelt kan lese gjennom manualen for å hjelpe dem med å finne relevante prosedyrer i avdelingene sine.

Til slutt blir kopier laget og distribuert. Oppmuntre til kontinuerlig tilbakemelding og oppdater manualen når det er nødvendig. En manual bør være tilgjengelig på et bestemt område på hvert funksjonelt sted, ved å bruke retningslinjer og prosedyrer.

eksempler

-Manuell å koke hamburgere på en spesifikk måte.

-Manuell om hvordan man skal opptre i tilfelle brann, jordskjelv eller naturkatastrofe.

-Manuell om hvordan man takler kundeklager eller en aggressiv kunde.

-Manuell for å gjennomføre en personalutvelgelsesprosess.

-Manuell å vite hvordan man jobber på en restaurant.

referanser

1. Kimberlee Leonard (2017). Hvordan skriver jeg en standard bruksanvisning? Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Chris Anderson (2017). Hva er en bruksanvisning for retningslinjer og prosedyrer? Bizmanualz. Hentet fra: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). Definisjonen av en prosedyrehåndbok. Hentet fra: bizfluent.com.
4. Chris Anderson (2017). Hva er formålet med en prosedyrehåndbok? Bizmanualz. Hentet fra: bizmanualz.com.
5. Mal Lab (2018). 37 Beste standard operasjonsprosedyrer (SOP) Mal. Hentet fra: templatelab.com.
6. Greg Marsello (2017). 8-TRINN-GUIDEN FOR Å BYGGE EN STANDARD DRIFTSHÅNDBOK. Lern. Hentet fra: blog.lern.org.