En utgiftspolicy er et format som har funksjonen til å tjene som fysisk bevis på en utstrømning av penger fra et selskap eller en virksomhet. Det brukes i regnskap med det formål å beskrive bevegelsen i detalj og er vanligvis ledsaget av andre bilag for operasjonen.
Regnskap er en disiplin som har som mål å kontrollere alle transaksjoner som skjer i et selskap eller virksomhet ved inngang eller utmelding av penger.
Dette betyr at hver gang det betales en utgift, en investering, lønn eller andre typer utgifter, eller tvert imot mottas midler til kundebetalinger og andre inntekter, må selskapets administrasjonsavdeling forlate disse operasjonene registreres i ditt regnskapssystem.
Akkurat som en person må betale for det de kjøper, må et selskap gjøre det samme, selv om det er på en litt mer sammensatt måte, og av den grunn bruker det regnskapssystemer.
For hver type operasjon er det et spesifikt registreringsformat, og utreisepolitikken, som forklart i begynnelsen, fungerer som bevis på utbetalte betalinger.
Nevnte utbetalinger utstedes til de forskjellige leverandørene av varer og tjenester i selskapet. For eksempel krever hver virksomhet grunnleggende tjenester som strøm, internettforbindelse, vann osv.
Du må også kjøpe rekvisita for å kunne gjøre jobben din: skrivesaker, kontorrekvisita, kjøretøyer osv., Og når det gjelder produksjonsselskaper, må de kjøpe råvarene for å lage sine produkter.
Det er mange betalinger som et selskap må utføre for å gjennomføre sine mål, og hver av dem må registreres. I tillegg må hver betaling eller uttak av penger være autorisert av den eller de tilsvarende avdelinger.
Kjennetegn på en utgiftspolitikk
Informasjonen som bør inkluderes i en typisk exit-policy er følgende:
- Kopi av sjekken eller elektronisk overføring som betalingen utføres med.
- Konseptet med betaling, det vil si hvilken tjeneste, innsats, skatt osv. Blir avlyst.
- Underskrift på godkjenning av betalingen av den ansvarlige avdelingen.
- Dato for betalingen.
- Beløp eller totalbeløp for betalingen.
- Leverandøridentifikasjon.
- Signaturen til leverandøren eller personen som mottok betalingen.
Det er nødvendig å knytte andre bevis til utskrivningspolitikken, for eksempel:
- Leverandørens faktura (eller tilsvarende i tilfelle skatteinnbetalinger, lønnsutbetalinger og andre som ikke har en faktura etter sin art)
- Innkjøpsordren, som er et annet format der forespørselen blir levert til leverandøren for rekvisita eller gjenstander som kreves. For eksempel, hvis en bedrift trenger papirark, utsteder den en innkjøpsordre til leverandøren av skrivesaker og ber om et spesifikt antall rammer eller pakker med ark.
Ved å inkludere disse dokumentene er det lettere å rettferdiggjøre utgiftene og finne nyttig informasjon i tilfelle en feil ved levering av kjøpte varer eller annen ulempe senere.
I tillegg er det praktisk å oppbevare relaterte dokumenter i en enkelt pakke, som en effektiv måte å bestille regnskapsfilene for å lette fremtidig referanse så vel som den pålitelige kontrollen.
Eksempel
Nedenfor er et eksempel på en utgiftspolicy eller sjekkpolicy, som det også kalles i noen tilfeller:
Beslektede konsepter
Feltene som ligger under "betalingskonsept" og "mottatt av" -bokser, fylles med tilsvarende informasjon i henhold til hver av følgende definisjoner:
en.
Det er numeriske koder som identifiserer type bevegelse og klassifisering. For eksempel er det kontoer tilknyttet salg, produksjonskostnader, banker osv. Eiendeler og forpliktelser er generelt klassifisert.
to.
De er spesifiserte kontoer, det vil si mer spesifikke og detaljerte. Et eksempel vil være:
Konto: 110 - Banker
Underkonto 1: 110.1 - Bank X
Underkonto 2: 110.2 - Bank Y
3.
Den refererer til navnet på kontoen som sådan i stedet for koden. I eksemplet over ville det være "banker."
Fire.
Det er det detaljerte beløpet som tilsvarer hver av underkontoer som er inkludert i policyen. Hvis det bare er en underkonto, er det ikke nødvendig å spesifisere denne verdien.
5.
Hver regnskapskonto er representert i skriftlig form som en "T", det vil si som en tabell med to kolonner, der navnet på kontoen og det tilhørende beløpet føres inn i en eller annen kolonne (høyre eller venstre).
Kolonnen til venstre blir identifisert som "Gjeld" og kolonnen til høyre er merket "Kreditt".
Som nevnt over. Det er eiendeler og forpliktelser.
Eiendeler er i utgangspunktet selskapets eiendeler, alt som kan betraktes som dens eiendom. Forpliktelsene er gjeldene.
Kapitaløkning øker i verdi med beløpene som er skrevet i kolonnen "Gjeld" og reduseres med "Kreditt". Det motsatte skjer med ansvarsregnskap.
6.
Det kalles også "Balanse". Det er resultatet av å trekke fra verdien av debet minus kreditt.
Når det gjelder boksene “Gjennomført av”, “Evaluert av” og autorisert av ”, plasseres navnene eller underskriftene på personene som er involvert i utstedelse og godkjenning av policyen. Dette kan variere i henhold til kriteriene til hvert selskap.
"Hjelpe- og" Journal "-bokser angir navnene på personene som har gitt informasjonen til hjelpe- og journalbøkene, som er andre typer poster som er en del av hele regnskapssystemet.
Polisnummeret er en måte å identifisere dokumentet på, slik at det er relatert til de forrige retningslinjene, det vil si at de er sammenhengende tall. Hvert selskap kan lage sin egen nomenklatur angående dette aspektet.
For tiden er det datastyrte regnskapssystemer som letter registrering av operasjoner som blir utført av selskaper.
Det er viktig at de oppfyller kravene som er fastsatt av skattemyndighetene i hvert land.
referanser
- Hva er gjeld i regnskap? Gjenopprettet fra: reviso.com
- Hva er kreditten i regnskap? Gjenopprettet fra: reviso.com
- Must og have. Gjenopprettet fra: economia.ws
- Molina, V. (2002). Regnskap for ikke-regnskapsførere. Mexico, ISEF finanspolitiske utgaver
- Hva er aktivt og passivt. Gjenopprettet fra: significados.com/activo-y-pasivo
- Hva er regnskapsprinsipper i elektronisk regnskap. Gjenopprettet fra: clickbalance.com
- Hva er en kupong? Gjenopprettet fra: accountingtools.com
- Hva er forskjellen mellom en faktura og en kupong? Gjenopprettet fra: accountingtools.com