HVA ER EN INSTRUKSJON FOR? HOVEDBRUK - KULTURORDFORRÅD - 2024

De instruksjoner blir brukt til å illustrere nyttig informasjon om hvordan man skal bruke en enhet eller hvordan man setter sammen et objekt. De kan til og med inneholde instruksjoner om hvordan du organiserer eller driver en virksomhet.

Disse tekstene er guider som instruerer eller forteller hvordan du gjør noe spesielt. De er viktige fordi de gir mer effektivitet og reduserer risikoen forbundet med produktene.

For eksempel, når du følger trinnene eller instruksjonene i en bruksanvisning, har du mindre risiko for å skade et apparat. I tillegg kan gjenstander settes sammen riktig og på kortere tid.

Når det gjelder instruksjonene i selskaper, er de viktige, siden de demonstrerer riktig måte den skal håndteres på.

Disse tekstene er nyttige fordi de kan bidra til å løse problemer i organisasjonen ved å illustrere trinnene som skal følges for å løse problemer.

Uansett hvordan de er skrevet eller deres spesielle formål, er instruksjonene alltid veldig organiserte guider og bør være enkle å forstå.

Dette er fordi formålet med en manual er å fortelle noen den riktige måten å utføre en handling på.

De seks viktigste bruksområdene av en instruksjon

1- For å begrense juridisk ansvar

Dette er viktig siden noen produkter kan forårsake alvorlig personskade eller til og med død hvis de ikke brukes på riktig måte.

Det er nødvendig å følge en instruksjon spesielt på tekniske områder, for eksempel når du håndterer høyspenningsutstyr, lasere og andre intense lyskilder, elektroverktøy og varme- og branngenereringsutstyr.

Plassering av passende informasjon i en bruksanvisning kan advare brukeren om mulige farer.

I tillegg til å ta vare på mennesker, kan produsenten beskytte seg mot alvorlige juridiske konsekvenser, siden advarselen er skriftlig.

I disse tilfellene må advarselsetikettene plasseres på tydelig synlige steder på produktet.

2- For å forklare hvordan du utfører en aktivitet

Dette kan manifestere seg på mange måter på forskjellige områder: fra bruksanvisninger i selskaper som angir retningslinjene deres, til brukerhåndbøker som forklarer hvordan du konfigurerer en enhet.

På den ene siden må en virksomhets bruksanvisning angi hvilken policy som skal følges ved visse anledninger og hvorfor den eksisterer, mens prosedyreinstruksjoner kan illustrere hvordan du utfører en aktivitet relatert til nevnte policy.

For eksempel kan et selskap ha en bruksanvisning for korrekt rapportering av en hendelse av seksuell trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen. Det er også nyttig for et selskap å ha en bruksanvisning for de forskjellige aktivitetene som utføres der.

Hvis en ny ansatt ansettes, kan de få en skriftlig guide med jobbinstruksjonene sine, slik at de lærer jobbene sine raskere.

Et annet eksempel kan inkludere ingeniører som har behov for å gjøre seg kjent med ukjente sider ved produktlinjene; De kan bruke en manual som forklarer disse funksjonene.

Når brukerdokumentasjon er hensiktsmessig, kan det skape en skånsom og effektiv måte for ansatte å ta igjen, og gjøre virksomheten bedre.

På den annen side er brukermanualer nyttige for å hjelpe kunder med å sette sammen eller bruke produkter de ikke er kjent med.

Instruksjonene gjør at produktet kan settes sammen eller brukes på riktig måte uten at kunden trenger å ty til en ekspert eller til det samme selskapet der det ble kjøpt.

3- Å lage standard retningslinjer

Dette betyr at alle ansatte i et selskap kan kjenne selskapets regler og hvordan de skal overholde dem.

En bruksanvisning gjør det også mulig for ansatte å lære om prosessene som er utført av selskapet.

Å ha reglene skriftlig, slik at alle kan få tilgang til dem, gir ansatte muligheten til å gjennomgå dem.

Som et resultat er arbeidsmiljøet mer rettferdig, fordi alle er ansvarlige for kunnskapen de får.

4- For å spare tid

Hvis det er en tilgjengelig veiledning for ansatte i bedriften, kan de gjennomgå den når du er i tvil. På lang sikt sparer dette alle involverte tid.

I stedet for å kaste bort tid på å svare på disse spørsmålene, kan svarene bli sett opp i manualen, slik at ansatte er ansvarlige for sin egen kunnskap.

Instruksjonene hjelper deg også med å spare tid ved salg. Jo tydeligere manualen er, desto mindre tid vil selgeren bruke på å forklare kunden hvordan du bruker enheten eller viser dem alle bruksområdene til dets funksjoner.

For å oppnå en god instruksjon som sparer tid, trenger du en god teknisk skribent.

Det er mulig å lage en god tutorial hvis forfatteren prøver å tenke som klienten, for å få en bedre ide om de eventuelle tvilene som kan oppstå, eller hvis det gjøres av en tredjepart som kan tilby et objektivt perspektiv.

5- Å gjenspeile et positivt bilde

Teknisk dokumentasjon er en refleksjon av hvordan kunden blir behandlet. Et selskap vil ikke at kunden skal bli forvirret, opprørt eller tenke på at produktene er bortkastet tid fordi de er ubrukelige.

Noen ganger lar tekniske dokumenter kunden forholde seg til et produkt på kort tid, noe som gjør skaperne glade og dyrker en god holdning til selskapet.

Dette gir større samarbeid mellom de involverte og skaper vellykkede kundevurderinger.

Hvis et selskap ønsker å demonstrere alle positive sider ved produktet, må det produsere en god instruksjon som illustrerer disse detaljene.

Brukere legger merke til hvis instruksjonene for et bestemt produkt eller selskap er dårlige eller ikke eksisterer.

I dag trenger mennesker å absorbere informasjon så effektivt som mulig, så mangel på kvalitetsdokumentasjon kan ha skadelige konsekvenser for en virksomhet.

6- For å forklare hvordan du vedlikeholder eller reparerer utstyr

Instruksjonene skal fungere som en guide som har instruksjoner for vedlikehold og reparasjon av utstyret i tilfelle skade.

For eksempel kan en fabrikk ha en service- og vedlikeholdshåndbok for transportbåndene, en datamaskinhåndbok kan inneholde hva du skal gjøre i tilfelle skjermen fryser, og telefonens instruksjoner kan fortelle deg hvordan du rengjør den.

referanser

1. Instruktive tekster (2011). Gjenopprettet fra bbc.co.uk
2. Hensikten, innholdet og strukturen i manualer. Gjenopprettet fra study.com
3. Hva er formålet med en brukerveiledning? Gjenopprettet fra science.blurit.com
4. Brukermanual. Gjenopprettet fra collinsdictionary.com
5. Dra nytte av en god bruksanvisning. Gjenopprettet fra technicalwriting.eu
6. Ikke glem den manualen! Gjenopprettet fra streetdirectory.com
7. Kontorhåndbøker: viktighet og formål. Gjenopprettet fra study.com