DE SYV HOVEDFUNKSJONENE TIL EN ADMINISTRATIV ASSISTENT - JOBB - 2025

De funksjonene til en administrativ assistent er oppgaver for bistand og akkompagnement til de normale aktiviteter som et selskap utvikler seg. Derfor er de viktige for en effektiv drift av det samme.

Disse aktivitetene er vanligvis varierende i henhold til forretningsområdet til selskapet de jobber i. For eksempel i spesialiserte kontorer som advokatfirmaer har assistenter vanligvis spesifikk opplæring for å utføre visse aktiviteter.

Imidlertid er det funksjoner som er felles for alle områder som vanligvis dreier seg om distribusjon og styring av informasjon på kontoret. Dette inkluderer administrasjon av dokumenter, arkiver og organisering av arrangementer.

Men disse aktivitetene kan bli mye mer omfattende. Noen ganger må administrative assistenter også ta seg av behandlingen av regnskapsinformasjon og til og med garantere driften av selskapets teknologiske ressurser.

De syv hovedfunksjonene til en administrativ assistent

1- Dokumenthåndtering

En av hovedfunksjonene til en administrativ assistent er å hjelpe kontormedlemmer med dokument- og filhåndtering.

Vanligvis er denne oppgaven relatert til lagring, organisering og administrasjon av filer.

Ved visse anledninger kan det imidlertid også være nødvendig for dem å skrive, redigere og gå gjennom dokumenter.

I noen selskaper blir de til og med bedt om å diktere brev eller notater og registrere protokollen fra møtene som finner sted.

I noen tilfeller, for eksempel når det gjelder et advokatfirma, kreves spesialopplæring for å kunne utføre disse funksjonene: den administrative assistenten vil trenge å forstå terminologien og juridiske prosedyrer.

På den annen side trenger administrative assistenter som jobber innen det medisinske feltet, forskjellige ferdigheter. De må ha den nødvendige opplæringen i å håndtere pasienter og lese medisinske rapporter.

2- Arrangementsplanlegging

Kontorplanlegging er ofte også ansvaret for administrative assistenter. Størrelsen på dette ansvaret kan variere avhengig av størrelsen på selskapet.

Et arrangement kan ganske enkelt være et møte eller en forretningslunsj, men det kan også være en større konferanse eller firmafest.

I begge tilfeller må deltakeren administrere alle kriteriene knyttet til hendelsen.

Dette inkluderer å kontakte leverandører, foreta reservasjoner, velge menyer og dekor. Men det inkluderer også å kontakte, invitere og bekrefte deltakere, foredragsholdere og forelesere hvis dette er nødvendig.

3 - Personlig oppmerksomhet til brukere og besøkende

Kundeservice er vanligvis en av de vanligste oppgavene for administrative assistenter. Publikum som oppmerksomheten fokuseres på, avhenger alltid av størrelsen på selskapet og dets virksomhetsorientering.

For små bedrifter som betjener publikum direkte, kan det hende at administrasjonsassistenten må møte kunder.

Når dette skjer, er arbeidet deres rettet mot å veilede og betjene dem under gjennomgangen gjennom selskapets fasiliteter.

I større selskaper vil administrasjonsassistenten måtte delta på besøkende av annen art, for eksempel partnere eller store leverandører.

I dette tilfellet vil deres oppgave være å veilede dem i oppfyllelsen av deres agenda og møter med ledelsen eller andre områder av selskapet.

4- Telefon og virtuell oppmerksomhet

Kategorien kundeservice inkluderer telefon og virtuell assistanse. Når det gjelder telefonassistanse, er orienteringen til klienter og samarbeidspartnere inkludert, samt organisering og administrasjon av agendaer.

Når det gjelder virtuell oppmerksomhet, vil oppgavene avhenge av kanalene som tilbys av selskapet for kundeservice eller informasjonshåndtering.

I noen tilfeller innebærer det å håndtere e-post, svare på, videresende eller arkivere meldinger etter behov.

I andre tilfeller, når de virtuelle kommunikasjonskanalene er mer forskjellige, kan andre oppgaver bli inkludert, som å ivareta publikum gjennom chatsystemer eller til og med svare på spørsmål gjennom selskapets sosiale nettverk.

I store selskaper er det vanlig at det er personell som er spesielt fokusert på å ivareta disse kommunikasjonskanalene. Når virksomheter er små, blir denne oppgaven ofte overlatt til administrative assistenter.

5- Administrering av agendaer

Å håndtere agendaer er ofte en av de viktigste oppgavene for administrative assistenter.

Dette ansvaret inkluderer mottak av forespørsler om avtaler og møter per telefon, personlig eller online, og organisering av dem på agendaen i henhold til definerte kriterier.

Det inkluderer også planleggingsmøter i og utenfor selskapet, arbeidslunsj og forretningsreiser.

I sistnevnte tilfeller er det også assistentens ansvar å bestille fly, hotell, restauranter eller møterom etter behov.

6- Regnskap

Administrative assistenter er noen ganger ansvarlige for å overvåke og registrere utgifter som oppstår i selskapet. Disse oppgavene kan være enkle, som å registrere visse utgifter på et regneark.

I noen tilfeller er assistenten pålagt å ha opplæring for utvikling av mer komplekse oppgaver. For eksempel kan ditt ansvar inkludere rapportering av regnskap til ledelsen.

Vanligvis avhenger dette av størrelsen på selskapet. Et stort selskap har vanligvis mer spesialiserte roller; i disse styres regnskapsinformasjonen av en person ansatt for dette formålet.

Imidlertid er en av de grunnleggende ferdighetene for enhver administrativ assistent mestring av kontorprogramvare, for eksempel Microsoft Excel.

7- Teknologisk ledelse

Forvaltningen av teknologiske ressurser er også en del av funksjonene til administrative assistenter. I denne forstand er ditt ansvar å sikre at alle verktøyene som er nødvendige for driften av selskapet fungerer godt.

Dette inkluderer å lage sikkerhetskopier av informasjonen i datautstyr og oppdatere antivirus, blant andre oppgaver.

På den annen side inkluderer det styring av utstyr som projektorer og bærbare datamaskiner.

Det innebærer også revisjon og vedlikehold av utstyret som er nødvendig for normal utvikling av aktivitetene som er under dens ansvar.

Dette er ikke å si at administrativ assistent må ha teknisk kunnskap. Arbeidet består spesielt i å ansette teknisk personell til å utføre vedlikehold av utstyret med jevne mellomrom for å unngå tilbakeslag.

referanser

1. Bucky, J. (2017). Jobbsoppgaver for eksekutivsekretærer og administrative assistenter. Gjenopprettet fra: thebalance.com
2. Karrierebygger. (2016). Å jobbe som administrativ assistent - Et utmerket valg for generalister. Gjenopprettet fra: Caribbeanbuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Hva gjør en medisinsk administrativ assistent? Gjenopprettet fra: rasmussen.edu
4. Study.com. (SF). Plikter til en administrativ assistent. Gjenopprettet fra: study.com