PRINSIPPER FOR KONTROLL AV ET SELSKAP: PRINSIPPER OG EKSEMPLER - DUDAS - 2026

De styringsprinsipper i et selskap er loven som krever eksistensen av prosedyrer og prosesser som er etablert i regnskapsføring systemer for å hjelpe ledere til å overvåke og regulere næringsvirksomhet, og dermed sikre at selskapets eiendeler er beskyttet.

Målet med kontrollprinsippene er å sikre at regnskapssystemet fungerer som det skal, og at forretningsbegivenheter blir registrert nøyaktig. Det er klart, ledere kan ikke føre tilsyn med alle ansatte, så det er en mulighet for at noen feil eller noe svindel skjer.

For å identifisere og etablere effektive kontroller, må ledelsen kontinuerlig vurdere risiko, overvåke implementeringen av kontrollen og endre kontroller etter behov.

Å ha en slik viktig forretningsfunksjon gir rimelig sikkerhet ved å redusere sannsynligheten for feil og ivareta organisasjonens eiendeler. På grunn av dens betydning, må selskaper vurdere de grunnleggende prinsippene for kontroll.

Hovedkontrollprinsipper

Kontrollmiljø

Ledelsesstil og forventninger til toppledere, spesielt deres kontrollpolitikk, bestemmer kontrollmiljøet.

I et kontrollmiljø er det ytterligere tilsyn som utføres av en lederkomité, som sikrer at det er administrativ integritet, etiske verdier, en veldefinert organisasjonsstruktur og kompetente og pålitelige ansatte, tildeler myndighet og ansvar.

Kontroll aktiviteter

Dette er spesifikke retningslinjer og prosedyrer som ledelsen bruker for å nå sine mål. Disse inkluderer følgende:

Oppgave separasjon

Det krever at forskjellige personer tildeles ansvar for å utføre forskjellige oppgaver i tilknyttede aktiviteter, særlig de som involverer autorisasjon, varetekt eller journalføring.

Ved å kreve at forskjellige personer utfører disse funksjonene, opprettes et balansert kontrollsystem.

Godkjenning av transaksjoner og aktiviteter

Det hjelper deg med å sikre at all virksomhet overholder de fastsatte retningslinjene og retningslinjene.

Å kreve at enkelte ledere skal godkjenne visse typer transaksjoner, gir en ekstra forpliktelse til regnskapsføringen, ved å vise at transaksjonene er analysert og godkjent av den rette myndighet.

Dokumentstandardisering

Det inkluderer oppretting av brukervennlige og tilstrekkelig informative fakturaer og andre dokumenter, bruk av forhåndsnummererte og påfølgende dokumenter og rettidig utarbeidelse av dokumenter.

Standardisering gjør det enkelt å gjennomgå gamle poster ved å se etter kilden til eventuelle avvik i systemet. Mangel på standardisering kan føre til at enkelte elementer blir oversett eller mistolket i en slik gjennomgang.

Fysisk kontroll og tilgangskontroll over eiendeler og poster

Det er elektroniske eller mekaniske kontroller (safer, identifikasjonskort, gjerder, kassaapparater, videokameraer, låser) eller datakontroller, relatert til tilgangsrettigheter eller etablerte prosedyrer for sikkerhetskopiering og gjenoppretting.

Teknologi kan generelt gå der folk ikke kan, og du kan være på jobben 24 timer i døgnet uten behov for ekstra lønn.

Kontroll av tilgang til et regnskapssystem gjennom passord, låser og elektroniske tilgangslogger holder uautoriserte brukere utenfor systemet, samt gir en måte å revidere systembruk for å identifisere feilkilder.

Uavhengige vurderinger

Bedrifter bør med jevne mellomrom gjennomgå kontrollsystemene sine. Dette bør gjøres av noen som ikke har gjort noe av arbeidet som skal verifiseres.

Disse gjennomgangene er med på å sikre påliteligheten av regnskapsinformasjon og effektiviteten i driften.

Tildeling av ansvar

Selskapet må tydelig etablere ansvar. Å tildele bestemte ansvarsområder til mennesker sikrer at de forstår deres rolle i å opprettholde kontrollen.

Hvis noe ansvar blir oversett, vil et effektivt overvåkingssystem gjøre det klart hvem som ikke utfører en tildelt oppgave.

eksempler

Alle disse kontrollene oppfyller målene for kontrollprinsippet. Etter at kontrollene er på plass, trenger ikke ledere å overvåke aktiviteten til hver ansatt. De kan periodisk gjennomgå kontroller for å sikre at de fungerer som de skal og fokusere på å drive virksomheten.

Oppgave separasjon

Det er en god kontroll å sikre at journalføringsfunksjoner er atskilt fra faktisk kontanthåndtering.

Av denne grunn er kassereren ansvarlig for å samle inn kontanter fra kunder, med mulighet for å sette dem inn i banken, og regnskapsavdelingen har ansvaret for å registrere disse kontantinntekter og foreta bankavstemminger.

På denne måten kan en enkelt person ikke ta kundens penger og feilaktige dem, og senere dekke opp med uredelig regnskap.

Hvis to personer gjør disse jobbene, er den eneste måten svindel kan fungere på hvis hver person er i medvirkning til den andre. Det er klart det er mindre sannsynlig at to kompliserte ansatte stjeler enn en enkelt ansatt.

godkjenninger

Å kreve godkjenning for å utføre store utgiftsbetalinger kan forhindre at skruppelløse ansatte ikke gjør store uredelige transaksjoner med selskapets midler.

En offisiell prisliste fungerer som en godkjenning for salgspersonell til å selge til disse prisene. I tillegg kan det være en kontroll som gjør at salgssjefen kan autorisere rimelige endringer i prislisten.

Personalomsetning og ferier

Obligatorisk ansattomsetning eller ferieperiode implementeres for å oppdage uredelige ordninger der det kreves et vanlig system for å opprettholde det.

Hvis regnskapsfører skifter ansvar annenhver måned, vil en person ikke kunne drive et useriøst system konsekvent.

Fysiske tilsyn

Fysiske revisjoner inkluderer manuell telling av kontanter og andre fysiske eiendeler registrert i regnskapssystemet, for eksempel varebeholdninger.

Fysisk telling kan avdekke skjulte avvik i kontosaldoen ved å omgå elektroniske poster fullstendig. Å telle kontanter på salgsstedene kan gjøres daglig eller til og med flere ganger om dagen.

Større prosjekter, som fysisk inventar, må gjøres sjeldnere, kanskje årlig eller kvartalsvis.

Periodiske regnskapsavstemminger

De garanterer at saldoen i regnskapssystemet sammenfaller med saldoen i kontiene til andre enheter, som banker, leverandører og kunder.

Forskjellene som finnes mellom disse typer komplementære kontoer kan avdekke avvik i egenregnskapet, eller at feilene har sitt utspring i de andre enhetene.

Automatiserte kontroller

De er sannsynligvis de vanligste interne kontrollene fordi de ikke bare beskytter selskapet, men øker effektiviteten.

Automatiserte tidsklokker er et godt eksempel. Ansatte blir sjekket av disse klokkene når de ankommer, og deretter sjekket på slutten av skiftet.

Den automatiserte tidsklokken eliminerer muligheten for at ansatte jukser med arbeidstiden sin.

referanser

1. MyAccountingCourse (2018). Hva er prinsippene for intern kontroll? Hentet fra: myaccountingcourse.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Hva er kontrollprinsippet? Hentet fra: myaccountingcourse.com.
3. Michelle Miley (2017). Hva er de syv prinsippene for intern kontroll? Bizfluent. Hentet fra: bizfluent.com.
4. TTUHSC (2017). Grunnleggende prinsipper for intern kontroll. Hentet fra: elpaso.ttuhsc.edu.
5. CliffsNotes (2016). Indre kontroll. Hentet fra: cliffsnotes.com.
6. Administrator (2015). 17 Prinsipper for intern kontroll. Etisk advokat. Hentet fra: ethicaladvocate.com.
7. David Ingram (2018). Hva er de syv interne kontrollprosedyrene i regnskap? Small Business-Chron. Hentet fra: smallbusiness.chron.com.