FORRETNINGSPROTOKOLL: EGENSKAPER, HVA DET ER FOR, EKSEMPLER - DUDAS - 2025

Den virksomhet protokoll er et sett av sosiale og formelle standarder vedtatt av et selskap for sin etterlevelse. Dens funksjon er å sette standarder for oppførsel og grenser som styrer handlingene til alle medlemmene i selskapet.

Dette normative organet, normalt inkludert i en manual eller et dokument, regulerer generelt den interne og eksterne oppførselen til selskapet. Det er en adferdskode som er etablert i organisasjonskulturen til selskapet.

Gjennom forretningsprotokollen etableres reglene for sameksistens mellom de forskjellige arbeidsnivåene i selskapet og kommunikasjonskriteriene som må råde utenfor det.

Forretningsprotokoller samler regler og trinn som må følges for planlegging, utvikling og kontroll av tiltak utført av et selskap. Disse standardene kan inneholde regler satt av staten.

Et eksempel på forretningsprotokoll er måten en sekretær svarer på en telefonsamtale på en vennlig måte. Også den respektfulle behandlingen av sjåføren til et transportselskap mens han tar en passasjer til flyplassen.

Funksjoner i forretningsprotokollen

Før siterer egenskapene til forretningsprotokollen, bør opprinnelsen til begrepet tydelig angis for bedre å spesifisere innholdet.

Protokoll kommer fra det latinske "protos", som betyr "hva som kommer foran noe", og "kollos" som refererer til handlingen ved å feste eller feste noe.

Ordboken til Royal Academy of the Spanish Language definerer den i en av dens betydninger som et "sett med regler fastsatt av standard eller skikk for seremonier og offisielle eller høytidelige handlinger".

En protokoll er en beskrivelse av atferdsstandarder som må følges i et selskap eller institusjon. Den beskriver retningslinjer og prosedyrer for oppførsel for å utføre en handling eller i en viss situasjon.

Forretningsprotokollen må formidle kundene essensen av selskapet, og det er derfor det er en del av filosofien og imageen. Det er forskjellige typer protokoller: næringsliv, religiøs, offisiell, sport, sosial osv.

Egenskapene til en god forretningsprotokoll er

1- Det er ikke lovregulert , men det håndheves strengt i selskapet av medlemmene.

2- Det er praktisk , fordi det regulerer vanlige situasjoner som oppstår i selskapet. På denne måten unngås det at det er et banalt dokument uten overholdelse av arbeidskraften.

3- Det er tilgjengelig for alle medlemmene i organisasjonen, fordi det etablerer atferdsretningslinjer for hver arbeidssituasjon.

4- Det er forståelig, fordi det må være skrevet på klart språk for at alle ansatte i selskapet skal assimilere seg og etterkomme uten unnskyldning.

5- Det er fleksibelt , i prinsippet fordi de etablerte reglene må tilpasses hver enkelt bedriftssituasjon, selv i krisetider. Men også fordi de kan variere over tid og tilpasse seg endringer.

Hva er forretningsprotokollen for?

Sett oppførselsstandarder

Å sette atferdsretningslinjene i et selskap i en protokollhåndbok tjener til å regulere atferden til medlemmene og skaper en organisasjonskultur.

Uten en protokoll ville arbeidsforhold og kommunikasjon mellom selskapet og klientene være i totalt kaos. Det vil ikke være respekt for hierarkier, og fraværet av en adferdskode ville resultere i konstant respektløshet og interne konfrontasjoner.

Den hierarkiske rekkefølgen uten en forretningsprotokoll kunne ikke oppfylles, noe som endrer organisasjonsstrukturen til selskapet.

Veileder for sosiale aktiviteter

Fra etikettenes synspunkt er protokollen også nødvendig for organisering og realisering av sosiale aktiviteter som er relevante for selskapet.

Protokollen er med på å konsolidere selskapets prestisje blant de ansatte og med de som er relatert til det: kunder, aksjonærer, leverandører, myndigheter, etc.

Etablere bedriftens image

Det er en del av selskapets image, fordi det guider og kanaliserer de positive handlingene til medlemmene i selskapet. Bildet til et selskap avhenger ikke bare av produktet eller tjenesten per se det gir; men av helheten av elementer som dreier seg om det.

Protokollen er nyttig og nødvendig for selskaper fordi den bidrar til å forbedre menneskelige relasjoner og forsterker deres image. Når den utvides til alle områder av organisasjonen, hjelper det å oppnå et sunt og harmonisk arbeidsmiljø.

Lag selskapskulturen

Det skaper også virksomhet og arbeidskultur ved å utdanne arbeidere og ledere om behovet for å integrere og samarbeide med organisatoriske mål. Det hjelper også til å lede forholdet til selskapets representanter med deres tilknyttede selskaper og kunder.

Eksempler på forretningsprotokoll

Forretningsprotokollen dekker prosedyrene som er etablert i forretningsorganisasjonen for å organisere arrangementer: møter, besøk, konferanser, forhandlinger, formelle handlinger, etc.

Men det innebærer også måten å kommunisere (intern kommunikasjon) mellom medlemmene i organisasjonen og med klienter og nærstående parter (ekstern kommunikasjon). Dette inkluderer alt fra måten du svarer på en telefon, til måten du har på deg uniformen eller måten du kler på deg.

På samme måte forstår det skrivestilen for et brev eller en e-post og alle nødvendige elementer for å forsterke selskapets bedriftens image.

Et eksempel på en forretningsprotokoll er å motta en telefonsamtale. I måten å svare på, hilse på og introdusere deg selv, er det en implisitt bedriftskultur. Det er derfor et element nært knyttet til virksomheten eller merkevarebildet.

Protokoll i telefonsamtale

- God morgen herr / fru

- Jeg er Judith, hvordan kan jeg hjelpe / tjene deg?

- Jeg vil vurdere saken din. Ikke trekk deg.

- Takk for at du ringer, vi er til tjeneste for deg.

- Ha en gledelig dag Herr / Fru.

Protokoll i presentasjon, hilsen og avskjed

• Stå opp når du hilser.
• Rist hendene subtilt og smil.
• Unngå effusive klemmer og kyss.
• Se personen i øyet når du snakker.
• Unngå tuteo og bruk av samtalebetingelser.
• Vær hjertelig og vennlig i din omgang.
• Forsøk å ringe personen ved navn hvis du vet det.
• Unngå overtillit.
• Unngå å snakke for mye, om deg selv og ditt personlige liv.

Klesprotokoll

• Ikke bruk upassende klær eller plagg som tiltrekker for mye oppmerksomhet.
• Bruk klær som hjelper deg med å utfylle din personlighet.
• Bruk passende klær.
• Bruk slips / jakke / skjørt / bluse.
• Menn må barbere seg ordentlig og ta vare på sitt fysiske utseende.
• Kvinner utgjør ordentlig.
• Hold hender og negler rene og godt ivaretatt.
• Bruk diskrete parfymer eller kremer.

referanser

1. Martínez, Julián Mesa: Manual for forretningsprotokoller: innhold og klargjøringstrinn. Hentet 14. februar 2018 fra blog.grupo-pya.com
2. Hva er protokoll og hva er det for i selskapet? Konsultert av gestiopolis.com
3. Hvorfor er protokoll viktig i selskaper? Konsultert av gadebs.es
4. Protokollen. Royal Spanish Academy. Vanlig ordbok. Konsultert av dle.rae.es
5. Forretningsprotokollen. Konsultert av cevents.es
6. Betydningen av forretningsprotokoll. Konsultert fra telesup.edu.pe