SMÅ KONTANT REFUSJON: HVA DET ER, DOKUMENTER OG EKSEMPLER - DUDAS - 2026

Den refusjon av smålig kontanter er den refusjon som er gjort til en fast fond tildelt en avdeling av selskapet, for mengden av utbetalinger på denne måten, i henhold til det som er angitt i fakturaer og kvitteringer som presenteres, for å fullføre ditt startbeløp kontant igjen.

Foretak holder vanligvis mindre kontanter på sine fasiliteter for å dekke små diverse betalinger, for eksempel mat og kontorrekvisita.

Kilde: pixabay.com

Det kan være flere småkontantlokaliteter i en større virksomhet, sannsynligvis en per bygning eller til og med en per avdeling. Et eget regnskapssystem brukes til å spore småkontanttransaksjoner.

Slike betalinger håndteres vanligvis gjennom et lite kontantforskuddssystem, som det tildeles et beløp av "svingende penger". Dette er det maksimale kontantbeløpet som kan holdes når som helst.

Den foretrukne metoden for å tilbakebetale er med sjekk, forespurt gjennom en behørig autorisert og dokumentert forespørsel.

Hva er mindre kontant refusjon?

For å opprette et småkassefond opprettes en sjekk for beløpet til fondet som er avsatt til de bestemte småkassa.

Den første oppføringen av småkassajournalen er en debet til småkontokontoen og en kreditt til kontanter eller bankkontoer.

Depositaren utbetaler deretter forskjellige beløp fra småkontantfondet i bytte mot kvitteringer relatert til hva utgiftene er.

På dette tidspunktet er det ingen journalpost. I stedet synker kontantbalansen i småkassefondet mens antallet kvitteringer øker.

De resterende kontantene pluss de totale mottakene må til enhver tid være lik det opprinnelige beløpet for midler i den nedre boksen. Tyveri eller registreringsfeil kan imidlertid føre til en variasjon av det opprinnelige finansieringsbeløpet.

Refusjon

Når kontantbeholdningen i småkassefondet synker til et lavt nivå, ber småteknologen kassereren om kontantrefusjon.

Dette får tallet på totalt kvitteringene som har samlet seg. Kassereren skriver en ny sjekk for full verdi på kvitteringene og bytter denne sjekken for kvitteringene.

Oppføringen for småkassa er en debet til småkontokontoen og en kreditt til kontanter eller bankkontoer.

Småvaktmannen legger inn kontantene i småkasseskuffen, som nå skal inneholde det opprinnelige beløpet som er avsatt til fondet.

Kassereren oppretter en journaloppføring for å registrere småkontinkvitteringer. Dette er en kreditering til småkontokontoen og debitering av flere forskjellige utgiftskontoer, avhengig av hva som ble kjøpt med kontantene.

kontroller

Det må etableres sterk internkontroll for kontantinntekter eller utbetalinger for å forhindre misforvaltning av midler og sikre mot tap.

- Den mindre kassen må oppbevares på et trygt sted. For eksempel i en kasse.

- Kassereren må være ansvarlig for å opprettholde fakturaene som tilsvarer betaling utført med småkontanter.

- Overraskekontantall bør utføres fra tid til annen for å sikre nøyaktigheten av kontantbalansen som er angitt på småkassa.

- Mengden kontanter i småkontantene skal ikke være for høy.

dokumenter

Hvert selskap definerer formatene som skal brukes og fremgangsmåten som skal følges for refusjonsforespørsel, men egentlig består prosessen i å samle alle betalingene som er gjort med bunnen av den nedre boksen og de respektive støttene.

Det er viktig at enhver betaling, til og med minimal, støttes av den respektive fakturaen eller, hvis aktuelt, det tilsvarende dokumentet, der selskapet eller personen som betalingen ble gjort til, kan identifiseres tydelig, for relevante problemer som håndtering av skatter og regnskap.

Refusjonsformat

Depotmannen som er ansvarlig for å håndtere småkontantene, må fylle ut en kupong som heter "Refusjon of petty cash", som viser utgiftene som er pådratt i en gitt periode, for å få refusjon for de forbrukte pengene.

Arbeidstakeren må sende inn alle originale utgiftskvitteringer knyttet til et utfylt skjema for refusjon av smålig kontanter:

Summen av alle fakturaer og kvitteringer i refusjonsskjemaet og de resterende kontantene som er tilgjengelige i småkassa, må være lik det opprinnelige forskuddsfondbeløpet.

Det totaliserte formatet for refusjon av småkontanter, med summen av alle individuelle betalinger, sendes til kontrolleren for endelig gjennomgang og autorisasjon.

Utbetalingskupong

For å få tilbakebetalt verdien av utgiftene som er utført i henhold til kvitteringer og småkontantfakturaer, som er oppført i dokumentet "refusjon av småkontanter", genereres et bevis for utgifter eller betaling, som vist nedenfor .

Alle disse involverte dokumentene bør legges ved journalregnskapet.

Refusjonsskjema og originaler av all dokumentasjon sendes til den regnskapsavdelingen for behandling.

Beviset for utskrivning er gjort i navnet på depotmottakeren for småkontantene, slik at sjekken kan utstedes i hans navn for det ønskede beløpet. Refusjonssjekken kan innløses privat av depotmottakeren.

eksempler

Selskap ABC bestemmer seg for å tildele $ 100 kontanter som mindre kontantfond til driftsavdelingen, slik at det direkte kan behandle sine lave kostnader.

Derfor blir 1. mars pengene på 100 dollar levert. Den første tildelingen av småkontanter vil bli regnskapsført som følger:

I løpet av mars måned foretok driftsavdelingen følgende mindre betalinger gjennom småpengene:

- 3. januar: kjøp av te for 10 dollar.

- 15. januar: kjøp av skrivesaker for $ 50.

- 27. januar: betaling til rørleggeren for $ 20.

Disse utbetalingene med småkassa vil bli regnskapsført som følger:

Småpengene må tilbakebetales 31. mars. Siden den totale kostnaden for måneden var $ 80, så vil dette være beløpet som skal tilbakebetales:

Fra 1. april vil den nedre boksen derfor igjen ha de $ 100 som opprinnelig ble tildelt den.

referanser

1. Fordham University (2019). Petty Cash Imprest midler og refusjoner. Hentet fra: fordham.edu.
2. Stanford University (2019). Slik gjør du det: Refunderer en ansatt med små kontanter. Hentet fra: web.stanford.edu.
3. Regnskap forenklet (2019). Regnskap for småkassa. Hentet fra: accounting-simplified.com.
4. Steven Bragg (2019). Små kontantregnskap. Regnskapsverktøy. Hentet fra: accountingtools.com.
5. Gerencie (2017). Små kontant refusjon. Hentet fra: gerencie.com.