PROSESS REENGINEERING: TYPER, MODELLER, FASER OG EKSEMPLER - DUDAS - 2026

Den prosess reengineering er en business management strategi som fokuserer på analyse av arbeidsflyt og forretningsprosesser i en organisasjon for å oppnå vesentlige forbedringer i ytelse, produktivitet og kvalitet.

Det er praksisen med å tenke nytt og utforme måten arbeidet blir gjort på, for bedre å støtte en organisasjons oppdrag og redusere kostnadene. Forretningsprosess refererer til settet med sammenkoblede oppgaver eller aktiviteter utført for å oppnå et spesifikt resultat.

Kilde: pixabay.com

Det begynner med en vurdering på høyt nivå av organisasjonens oppdrag, strategiske mål og kundebehov. Grunnleggende spørsmål stilles, for eksempel Må oppdraget omdefineres? Er de strategiske målene i tråd med oppdraget? Hvem er klientene?

Et selskap kan oppleve at det opererer under tvilsomme forutsetninger, spesielt med tanke på kundenes behov og ønsker. Først etter at organisasjonen vurderer hva den skal gjøre, bestemmer den hvordan de skal gjøre det bedre.

Fokuser på prosesser

Innen rammen av den grunnleggende vurderingen av oppdrag og mål, fokuserer reengineering på organisasjonens prosesser, trinn og prosedyrer som styrer måten ressursene brukes til å lage produkter og tjenester som oppfyller kundenes behov. eller bestemte markeder.

Reengineering identifiserer, analyserer og redesigne en organisasjons kjernevirksomhetsprosesser med målet å oppnå dramatiske forbedringer i kritiske ytelsestiltak som kostnader, kvalitet, service og hastighet.

Informasjonsteknologi blir sett på som å fungere som en muliggjøring av nye former for organisering og samarbeid, snarere enn å støtte eksisterende forretningsfunksjoner.

Prosessreengineering henter sin eksistens fra forskjellige fagdisipliner, og fire hovedområder kan identifiseres som kan endres: organisering, teknologi, strategi og mennesker. En prosessvisning brukes som en felles ramme for å vurdere disse områdene.

typer

Det er tre forskjellige typer prosess reengineering som enhver bedrift kan starte:

Reengineering for kostnadsforbedring

Denne typen reengineering kan føre et selskap til ekstraordinære reduksjoner i kostnadene ved ikke-kritiske prosesser, enten radikalt endre disse prosessene, eller til og med eliminere dem helt.

Det går langt utover hva som kan oppnås med standard kostnadsreduksjonsinnsats.

Reengineering for å være mer konkurransedyktig

Med innsatsen for denne typen reengineering prøver den å fordype seg i hovedprosessene produsert i virksomheten.

Dette er ment å bli det beste i sin klasse, på verdensklasse, samtidig som det oppnås konkurransedyktig ekvivalens med selskaper som tidligere har satt regler og etablert bransjestandarder.

Reengineering for et radikalt innovasjonspunkt

Denne typen reengineering søker å finne og utføre radikale innovasjonspunkter, endre de eksisterende reglene og etablere en ny definisjon av de beste i klassen for alle selskaper som prøver å bli en.

modeller

ADKAR-modell

Modellen fokuserer på endringselementet hos mennesker, spesifikt hvordan man kan sikre at de involverte ansatte støtter og tror på endringen.

Etter å ha gjort dette, beveger modellen seg for å se på forretningsdimensjonen, og fokuserer på å identifisere behovet for endring, målene som må oppfylles, hvordan disse målene blir oppfylt og tidsskalaen den skal fullføres.

Både forretningsmessige og personlige dimensjoner må ivaretas nøye for å implementere en vellykket endringsstrategi. Det er fem viktige trinn for å sikre ansattes støtte.

bevissthet

Ansatte må være klar over nøyaktig hvilken endring som skjer og hvorfor det er nødvendig. Hvis ansatte ikke er klar over disse tingene, kan de miste motivasjonen og retningen innen strategien.

Ledelse spiller en avgjørende rolle for å sikre at ansatte er fullstendig klar over alle elementer i endringsprosessen.

Skulle ønske

Støtte for endringsstrategien skal komme naturlig fra ansatte. Snarere enn å tvinge endringer på ansatte, inkludert dem i prosjektvisjonen og utviklingen vil sikre deres støtte til sluttresultatet.

Kunnskap

Reengineering vil sannsynligvis føre til en endring i rutinen og ferdighetene til ansatte, samt en generell endring i organisasjonen.

Av denne grunn må ansatte støttes fullt ut for å tilegne seg og utvikle disse ferdighetene.

Ferdighet

Denne kunnskapen må utvikles, men den kan bare skje hvis individer har den nødvendige ferdigheten.

Forsterkning

Endringsprosessen og fordelene for individer som endrer metoder, bør forsterkes etter at endringen har skjedd. Dette sikrer at ansatte motstår fristelsen til å gli tilbake i gamle vaner.

Broer overgangsmodell

Hovedstyrken til modellen er at den fokuserer på overgang, ikke endring. Forskjellen mellom disse er subtile, men viktige.

Endring er noe som skjer med mennesker, selv om de ikke er enige i det. På den annen side er overgang det som skjer i folks sinn når de går gjennom endring.

Endring kan skje veldig raskt, mens overgang vanligvis skjer saktere.

Modellen trekker frem tre stadier av overgang som folk går gjennom når de opplever endring. Disse er:

- Oppsigelse, tap og slipp.

- Nøytral sone.

- Ny begynnelse.

Bridges forteller at folk går gjennom hvert trinn i sitt eget tempo. For eksempel vil de som er komfortable med endring, raskt gå videre til tredje trinn, mens andre vil være i første eller andre etappe.

faser

Reengineering av forretningsprosesser er ikke en lett oppgave. Med mindre hver fase er fullført, kan endringsforsøk mislykkes.

Identifiser og kommuniser behovet for endring

En undersøkelse må gjøres. Hvilke prosesser fungerer kanskje ikke? Er konkurransen bedre eller dårligere enn selskapet på noen måter?

Etter at all informasjonen er tilgjengelig, bør en veldig fullstendig plan utvikles, med deltagelse av lederne for de forskjellige avdelingene.

Ledelsen må spille rollen som selger. Du må formidle den store visjonen om endringen og vise hvordan den vil påvirke selv de lavest dyktige ansatte.

Sett sammen et team av eksperter

Som med alle andre prosjekter, trenger prosesseregering et team av høyt trente og motiverte mennesker som vil utføre de nødvendige trinnene. I de fleste tilfeller består teamet av:

Seniorsjef

Når det gjelder å gjøre en større endring, trenger du tilsyn av noen som kan ta beslutningene og hvem du skal kontakte direkte.

COO

Det vil være behov for noen som kjenner til komplikasjonene ved prosessen. Der griper operasjonslederen inn, etter å ha jobbet med prosessene og kunne bidra med sin enorme kunnskap.

Reengineering eksperter

De rette ingeniørene vil være nødvendig. Reengineering prosesser kan kreve kompetanse på flere forskjellige felt, fra IT til produksjon.

Finn ineffektive prosesser og definere viktige ytelsesindikatorer (KPI)

De riktige KPIene må defineres. KPIer varierer vanligvis avhengig av prosessen som blir optimalisert.

Da må prosessene følges individuelt. Den enkleste måten å gjøre dette på er ved å kartlegge forretningsprosessene dine.

Det er mye lettere hvis du har alt i skriving trinn for trinn. Det er her operasjonslederen kommer godt med, siden det gjør prosesser lettere å definere og analysere.

Den mest grunnleggende måten å jobbe med prosesser på er gjennom flytdiagrammer. Ta en blyant og papir og skriv ned prosessene trinn for trinn.

Hvis du har mer kunnskap om teknologi, kan bruk av programvare for prosessanalyse gjøre alt mye enklere.

Omdesign prosesser og sammenlign KPIer

På dette tidspunktet er det ikke mye å legge til. Det som nå må gjøres er å fortsette å sette teoriene ut i livet og se hvordan KPI-ene opprettholdes.

Hvis KPI-ene viser at den nye løsningen fungerer bedre, kan du begynne å skalere løsningen sakte, og implementere den i stadig flere forretningsprosesser.

eksempler

Ford Motors

På 1980-tallet gikk den amerikanske bilindustrien gjennom en lavkonjunktur. Ford forsøkte å redusere kostnadene, bestemte Ford seg for å analysere forretningsprosessene til noen av sine avdelinger grundig, og prøvde å finne ineffektive prosesser.

De la merke til at mer enn 500 personer jobbet i regnskapsavdelingen. Til sammenligning jobbet rundt 100 personer i samme avdeling hos konkurrenten Mazda.

Til tross for at Ford var et større selskap, satte det et målbart mål som var å redusere antall ansatte i den avdelingen til bare 200 personer.

De startet et prosess for reengineering-initiativ for å finne ut hvorfor avdelingen hadde så mange ansatte. De analyserte dagens system og fant ut at det fungerte som følger:

- Da innkjøpsavdelingen skrev en innkjøpsordre, sendte den en kopi til regnskapsavdelingen.

- Deretter mottok avdelingen for kontroll av materialer varene og sendte en kopi av dokumentet relatert til leverandørgjeld.

- Samtidig sendte leverandøren en kvittering for varene som ble levert til leverandørgjeld.

Helt ny prosess

Kontorene som skal betales, måtte samsvare med de tre ordrene, og ved å matche dem utstedte han betalingen manuelt. Denne prosessen krevde mye arbeidskraft i avdelingen.

I stedet for å gjøre mindre endringer, utviklet Ford en helt ny prosess. Informasjonsteknologi spilte en viktig rolle i denne nye prosessen.

De utviklet en database som varsel ble sendt til da innkjøpsavdelingen hadde lagt inn en bestilling.

Da materialene ble levert, kom en ansatt i lageret inn i datamaskinen. På denne måten kunne han umiddelbart bekrefte om materialene som ble levert var i orden, slik at de ble betalt automatisk senere.

På denne måten ble betalingsansvarlige kontorer fra å søke om å matche ordre fullstendig eliminert, noe som reduserte antall geistlige ansatte med 75%.

Taco Bell

Taco Bell bygde om virksomheten sin, og fokuserte mer på serviceaspektet og sentraliserte produksjonsområdet.

Med etableringen av K-Minus-programmet ble det nå tilberedt kjøtt, mais, bønner, salat, ost og tomater til restaurantene deres utenfor restauranten. På restauranter ble disse tilberedte ingrediensene bare samlet når en kunde ba om dem.

Noen av suksessene med denne nye arbeidsformen var økt motivasjon for ansatte, bedre kvalitetskontroll, færre ulykker, større besparelser og mer tid til å fokusere på kundeservice.

Fordeler og ulemper

-Fordel

Reduser kostnader og syklustider

Prosess reengineering reduserer kostnader og syklustider ved å eliminere uproduktive aktiviteter og de ansatte som utfører dem.

Teamorganisering reduserer behovet for forskjellige ledelsesnivåer, akselererer informasjonsstrømmer, eliminerer feil og omarbeider forårsaket av flere overføringer.

Forbedre kvaliteten

Prosessreengineering forbedrer kvaliteten ved å redusere arbeidsfragmentering og etablere tydelig eierskap til prosesser.

Arbeiderne tar ansvar for produksjonen sin og kan måle ytelsen sin basert på rask tilbakemelding.

Øk produktiviteten

Målet med prosess reengineering er å modernisere utdaterte prosesser og gir ofte tidsbesparende resultater. For eksempel kan organisasjonen oppdage at en viss prosess kan utføres av to ansatte i stedet for fire.

Kundeorientering

Ved å skifte fra oppgaveorientert til prosessorientert, er fokuset rettet mot kunden. Dette har fordelen at alle irrelevante prosesser raskt kommer til syne, hvoretter de lett kan fjernes eller modifiseres.

Forbedre konkurranseposisjonen

Vanligvis merkes endringene en organisasjon gjør gradvis. For å holde deg konkurransedyktig og oppfylle kundenes behov, må du imidlertid handle på riktig måte.

Med prosessreengineering implementeres radikale endringer i løpet av relativt kort tid.

-Disadvantages

Tilpasning av personalet

Noen arbeidere tilpasser seg kanskje ikke endringene, og nye ledere kan føle seg overveldet. Andre arbeidere vil bli foreldet hvis deres primære rolle blir fjernet som en del av prosessgjennomgangen.

Hvis en ansatt mandag morgen hører at hele stillingsbeskrivelsen deres er endret, kan dette virke urovekkende.

Det er derfor det er veldig viktig at endringene som blir implementert blir kommunisert godt til den ansatte.

Krever investering

Reengineering av prosesser krever vanligvis investeringer, spesielt i teknologi. Utdaterte metoder, som å gjøre en oppgave manuelt, og ansiktet blir erstattet av dataprogrammer.

Programmene forbedrer effektiviteten og reduserer feil, men selskapet må investere i programvare og opplæring, et kostbart alternativ for selskaper som ønsker å kutte utgifter umiddelbart.

referanser

1. Wikipedia, gratis leksikon (2019). Reengineering av forretningsprosesser. Hentet fra: en.wikipedia.org.
2. Sonia Pearson (2019). Business Process Reengineering (BPR): Definisjon, trinn, eksempler. Tallyfy. Hentet fra: tallyfy.com.
3. Janse (2018). Business Process Reengineering (BPR). ToolsHero: Hentet fra: toolshero.com.
4. Katayoun Atefi (1997). Formelle modeller for reengineering av forretningsprosesser for design og designvalidering. Hentet fra: eil.utoronto.ca.
5. Clever ISM (2019). Gjør din virksomhet mer konkurransedyktig med forretningsprosess reengineering (BPR). Hentet fra: smartism.com.
6. Bedriftsorganisasjon (2017). Typer reengineering. Hentet fra: organizacionempresa.xyz.
7. Business Jargons (2019). Reengineering av forretningsprosesser. Hentet fra: businessjargons.com.
8. Anna Assad (2017). Ulemper og fordeler ved BPR. Bizfluent. Hentet fra: bizfluent.com.