INNKJØPSREKVISISJON: TYPER, HVORDAN DEN LAGES OG EKSEMPLER - DUDAS - 2026

Den innkjøpsrekvisisjon skjemaet er dokumentet som genereres av en bruker avdeling eller ved lageret personell for å varsle innkjøpsavdelingen av elementene som må bestilles, mengde og leverings tidsramme. Kjøp fra en virksomhet begynner med å samle krav.

Etter at de er samlet, bør innkjøpsavdelingen informeres. Innkjøpsrekvisisjon er dokumentet som vil inneholde listen over disse kravene. For å forhindre svindel har avdelingsledere vanligvis ikke lov til å bestille direkte fra leverandører eller kjøpe på vegne av selskapet.

I stedet er det en annen avdeling kalt innkjøpsavdelingen som faktisk legger inn bestillinger hos eksterne leverandører. Lederne for de forskjellige avdelingene bruker innkjøpsrekvisisjonsskjemaer for å informere denne avdelingen om hvilke materialer som må kjøpes.

Innkjøpsrekvisisjoner og innkjøpsordrer er sentrale dokumenter i prosessen med å anskaffe varene som selskapet trenger for sin drift, og standardiserer ordreprosessen internt og eksternt.

typer

De viktigste punktene rundt innkjøpsrekvisisjonen er som følger:

- Det er en forespørsel til innkjøpsavdelingen om å skaffe seg en viss liste over materialer.

- Du trenger godkjenning fra innkjøpsorganisasjonen.

- Det er et internt dokument; det vil si at det forblir i organisasjonen.

Du kan opprette en innkjøpsrekvisisjon for følgende typer anskaffelser:

Standard

For å skaffe forsyninger og materialer fra leverandører, både for produksjonsprosesser og kontorartikler og andre eiendeler.

Utkontraktering

Å levere råstoff til en leverandør, og dermed skaffe et ferdig produkt.

Consignment

Innhenting av materiale som oppbevares i selskapets fasiliteter og leverandøren betales for det.

Overføre

Å skaffe materiale fra en annen avdeling eller et område som er innenfor samme organisasjon.

Ekstern tjeneste

For å få tjenester fra en tredjepartsleverandør, for eksempel å utføre vedlikehold av anlegg.

Som utdypet?

De grunnleggende komponentene som utgjør en innkjøpsrekvisisjon er:

- Rekvisisjonens nummer, som gjør det mulig å identifisere dokumentet. Det må være trykt på forhånd.

- Be om avdeling.

- Dato for rekvisisjon og ønsket leveringsdato.

- Navn på den som utarbeider rekvisisjonen og signaturen til den som utfører den tilsvarende autorisasjonen.

- De forespurte varene må beskrives i detalj for å unngå unøyaktige data. Beløpet må være nøyaktig; Det er veldig viktig å plassere den nødvendige enheten (kilo, liter, enheter osv.).

- Signatur av lederen for innkjøpsavdelingen som godkjenner eller ikke godkjenner kjøpet.

- Hvis det allerede er bedt om tilbud fra leverandører, må de legges ved rekvisisjonen.

Innkjøpsrekvisisjonsprosess

Innkjøpsrekvisisjonsprosessen brukes av organisasjoner for å plassere og spore bestillinger på rekvisita. Dette kan være alt fra råvarer til kontormøbler og mer.

Når en avdelingsleder vurderer at materialet går lite, fyller de ut innkjøpsrekvisisjonsskjemaet, som inkluderer feltene oppført ovenfor.

En innkjøpsrekvisisjon er skjemaet som en bedriftsavdeling sender til innkjøpsavdelingen, og viser de varene den vil bli bestilt fra en ekstern leverandør.

Denne prosessen lar brukere legge inn en bestilling, motta godkjenning av veilederen, og viktigst av alt, la tredjepartsleverandører sende inn pristilbud.

Når innkjøpssjefen mottar innkjøpsrekvisisjonen i denne prosessen, kan han gå gjennom all informasjonen som er gitt av kildebrukeren. Lederen velger ganske enkelt om rekvisisjonen er godkjent eller ikke.

Hvis den ikke blir godkjent, er det en boks for å legge grunnen til avgjørelsen, og den anmodende avdelingen vil bli informert om dette vedtaket. Imidlertid, hvis lederen godkjenner sin godkjenning, vil neste trinn være å be om et tilbud fra leverandørene.

Betydning

Start kjøpsprosessen

Fra tid til annen vil avdelingene i et selskap trenge materialer; kjøpsrekvisisjonen starter kjøpsprosessen. Innkjøpsavdelingen vil handle i henhold til dokumentets styrke.

Hvis det er noen problemer, vil dokumentet fungere som bevis på at en avdeling bestilte forsyningene med en viss kommunikasjon.

Det er et kontrollverktøy

Der det ikke er skikkelig kontroll, kan personalet være involvert i svindel, ettersom de kan be om materiale for personlig bruk.

Med en innkjøpsrekvisisjon er det tiltak for å sikre at det ikke blir praktisert svindel. Forespørselen må gå gjennom flere hender for å sikre dens nøyaktighet og nødvendighet.

Beskytt virksomheten

Når rekvisisjonsordrer er på plass, unngås sjansen for svindel. Selskapets eiendeler er også beskyttet.

Sentralisering av kjøpsprosessen

Når en organisasjon krever at alle rekvisisjoner skal utføres sentralt gjennom innkjøpsavdelingen, er det enkelt å styre hele prosessen.

Kjøpere har også fordeler, ettersom de nå kan samle kjøp og utnytte organisasjonens kjøpekraft for å forhandle bedre vilkår.

eksempler

Eksempel 1

Forespørsel nr .: 00455

Dato: 15. mai 2018

Søkers navn: Annaliese Corvo

Stilling: opplæringsveileder

Avdeling: Personalopplæring

Årsak til forespørsel: Følgende artikler skal brukes i opplæringsløpet "Kvalitetssikring", som vil bli gitt i løpet av uken 16. til 20. juli 2018.

- 01 tilfelle av flip chart markører.

- 12 blyanter.

- 01 klaffskjema med 20 hvite ark: 1 meter bred x 1,5 meter lang.

- 12 bærbare datamaskiner i normal størrelse.

- 06 fargede markører for tavle.

- 12 viskelær for å slette.

- 12 blå blekkpenner.

2 tilbud mottatt fra brevpapirleverandører er vedlagt.

Autorisert av: Alberto Moreno

Stilling: Human Resources manager

Human Resources Management

Eksempel 2

Confecciones Tely, SAs produksjonsavdeling må bestille forskjellige materialer og fylle ut innkjøpsrekvisisjonsskjema. Dette skjemaet varsler innkjøpsavdelingen om at disse forsyningene er nødvendige.

Innkjøpsavdelingen kan godkjenne eller avvise mottatt rekvisisjon. Hvis den blir godkjent, opprettes en innkjøpsordre.

Innkjøpsordren sendes til leverandøren for å kjøpe produktene. Leverandøren produserer og leverer produktene med faktura.

Mottaksavdelingen mottar produktene og leverer kvitteringsrapporten til regnskapsavdelingen.

Hvis alle dokumentene er i samsvar, utsteder regnskapsavdelingen godkjenningen av fakturaen til kassereren, noe som indikerer at betalingen kan gjøres til leverandøren.

referanser

1. Business Dictionary (2018). Kjøpsrekvisisjon. Hentet fra: businessdiction.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Hva er en innkjøpsrekvisisjon? Hentet fra: myaccountingcourse.com.
3. Skogstid. Forskjellen mellom en rekvisisjon og en innkjøpsordre. Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). Hva er en innkjøpsforespørsel og hvorfor det er viktig for din virksomhet. Procurify. Hentet fra: blog.procurify.com.
5. Tutorials Point (2018). SAP MM - Innkjøpsrekvisisjon. Hentet fra: tutorialspoint.com.