- Påkrevd profil
- Ferdigheter som trengs
- Lytt aktivt
- Leseforståelse
- Tidsfordriv
- Vet hvordan jeg skal snakke
- skrive
- Kritisk tenking
- Proaktiv læring
- Koordinasjon
- Anmeldelse
- Egenskaper
- Arbeidsoppgaver
- Oppmerksomhet til ledere
- Intern og ekstern interaksjon
- Administrativ støtte
- referanser
Den utøvende sekretær er en jobb eller yrke som tjener til å gi maksimal støtte til høytstående ansatte i en bedrift eller organisasjon. Han vil være den som vil organisere og vedlikeholde ledernes plan og hjelpe dem med å utføre et bredt utvalg av administrative oppgaver.
Målet er å bidra til den generelle effektiviteten i virksomheten ved å sikre at alle administrative oppgaver som er tilordnet deg blir utført på en betimelig og effektiv måte. En sekretær er personen som gir administrativ støtte. De kan utføre oppgaver som å skrive og arkivere, svare på telefonen og overføre meldinger.
Kilde: pixabay.com
På den annen side utfører eksekutivsekretæren eller administrativ assistent noen av disse aktivitetene, sammen med å koordinere kontoret, forske på produkter, samhandle med leverandører, bestille produkter og lage en database. .
Utøvende sekretærer mottar vanligvis høyere lønn enn sekretærer fordi de utfører funksjoner på høyt nivå og akselererer kontorets produktivitet.
Påkrevd profil
- Bachelorgrad i bedriftsadministrasjon eller beslektede felt.
- Påvist erfaring som administrerende sekretær eller lignende administrativ rolle.
- Må være kompetent i å håndtere Microsoft-Office på en omfattende måte, og i back-office-programvare, for eksempel ERP-systemer.
- Inngående kunnskap om kontoradministrasjon og grunnleggende regnskapsprosedyrer, samt relevant teknisk ordforråd som brukes i bransjen.
- Kjennskap til grunnleggende forskningsmetoder og rapporteringsteknikker.
- Utmerkede organisasjons- og tidsstyringsevner.
- Fremragende kommunikasjons- og forhandlingsevner.
- Integritet og konfidensialitet.
Eksekutivsekretærer må være raske fagpersoner med stor tidsledelsesevne og multitaskingsevne. Det er med deres flid og kompetanse i arbeidet deres at ledere kan fokusere på lederansvaret sitt uten å bekymre seg for andre oppgaver.
Mange ledere stoler sterkt på sin eksekutivsekretær for å koordinere de daglige oppgavene og holde dem tidsplan. Takt og selvsikkerhet er påkrevd som forvaltere av lederens tid.
Ferdigheter som trengs
Utøvende sekretærer må være dyktige i grunnleggende ferdigheter som skriving, grammatikk, stavekontroll og tegnsetting, og ha erfaring med å bruke kontorutstyr og vanlige programvareprogrammer som tekstbehandling, regneark og grafikk.
Tilsvarende må de ha gode tidsledelsesevner og evnen til å håndtere ulike ansvarsområder effektivt.
På den annen side trenger en eksekutivsekretær også andre kvaliteter, som god dømmekraft, diplomati, skjønn og evnen til å løse problemer uavhengig.
De trenger sterke kommunikasjonsevner for å samhandle med publikum, skrive rapporter og gjennomgå publikasjoner.
Lytt aktivt
Du må vite hvordan du skal være full oppmerksom på hva andre sier, ta deg tid til å forstå poengene som blir gjort, stille spørsmål som passende og ikke forstyrre til upassende tider.
Leseforståelse
Full forståelse av skriftlige setninger og avsnitt i arbeidsrelaterte dokumenter.
Tidsfordriv
Vet hvordan du effektivt kan håndtere både din egen tid og andres tid.
Vet hvordan jeg skal snakke
Snakk tydelig med andre mennesker for å formidle informasjon effektivt.
skrive
Ha effektiv kommunikasjon skriftlig, alt etter behov fra publikum.
Kritisk tenking
Bruk av logikk og resonnement for å kunne identifisere styrker og svakheter ved løsninger, konklusjoner eller alternative tilnærminger til problemer som oppstår.
Proaktiv læring
Forstå implikasjonene av ny informasjon for nåværende og fremtidig problemløsning og beslutningstaking.
Koordinasjon
Justering av handlinger i forhold til andres handlinger.
Anmeldelse
Gjennomgang og evaluering av resultatene til seg selv, andre mennesker eller organisasjoner, for å gjøre forbedringer eller iverksette korrigerende tiltak.
Egenskaper
En utøvende sekretær kan være ansvarlig for småkontanter og regnskap, men kan også administrere et budsjett. Du kan publisere artikler på et nettsted, men du kan også designe og administrere nettstedet.
Du kan legge inn data i et regneark som du har designet og brukt for rapporteringsfunksjonene.
En utøvende sekretær kan føre tilsyn med administrativt personale. Rapporterer ofte direkte til administrerende direktør, og kan støtte en eller flere toppledere.
Arbeidsoppgaver
Oppmerksomhet til ledere
- Opprettholde agendaen til ledere og bistå i planleggingen av avtaler, styremøter, konferanser osv.
- Delta på møter for å utarbeide møteprotokoller og referater, så samle, transkribere og distribuere dem.
- Gjør alle reisearrangementer for ledere: billettkjøp, hotellreservering, levering av reiseutgifter, styring og gjennomgang av relevant dokumentasjon, etc.
- Gjennomføre mandaterte undersøkelser, samle inn data og utarbeide dokumenter eller rapporter for behandling og presentasjon av ledere, utvalg og styrer, som gitt.
- Håndter konfidensielle dokumenter, slik at de forblir beskyttet og trygt.
Intern og ekstern interaksjon
- Motta og filtrere telefonsamtaler, og omdirigere dem til den aktuelle personen når det er praktisk.
- Administrere, prioritere og distribuere all innkommende eller utgående korrespondanse (e-post, brev, faks, pakker, etc.), lese og analysere innkommende notater, presentasjoner og rapporter for å bestemme viktigheten av dem og planlegge distribusjonen.
- Forbered svar på korrespondanse som inneholder rutinemessige henvendelser.
- Overvåke bruken av kontorrekvisita og forhandle vilkårene med leverandørene for å sikre at ordrene er mer lønnsomme.
- Møte med enkeltpersoner, spesielle interessegrupper og andre på vegne av ledere, utvalg og styrer.
- Velkommen besøkende og bestemme om de skal få tilgang til bestemte personer.
Administrativ støtte
- Oppbevar elektroniske og papirregistre, slik at informasjon er organisert og lett tilgjengelig for rask gjenfinning.
- Utarbeide fakturaer, rapporter, brev, regnskap og andre dokumenter, ved hjelp av tekstbehandlingsprogramvare, regneark, databaser og / eller presentasjoner, og gi også den tilhørende hjelpen til regnskap.
- Utfør generelle kontoroppgaver, for eksempel å vedlikeholde administrasjonssystemer og utføre grunnleggende regnskapsoppgaver.
- Koordinere og direkte kontortjenester, som poster og budsjettering, for å hjelpe ledere.
- Etablere og føre tilsyn med administrative retningslinjer og prosedyrer, både for kontoransatte, så vel som for organisasjonen.
- Gjennomgå driftspraksis og prosedyrer for å finne ut om forbedringer kan gjøres på områder som arbeidsflyt, rapporteringsprosedyrer eller utgifter.
- Tilsyn og opplæring av annet administrativt personell.
referanser
- Brukbar (2018). Executive Secretary stillingsbeskrivelse. Hentet fra: resources.workable.com.
- Beth Greenwood (2018). Forskjellen mellom en sekretær og en eksekutivsekretær. Arbeid - Kron. Hentet fra: work.chron.com.
- Karriereplanlegger (2018). Utøvende sekretær og administrativ assistent. Hentet fra: jobbbeskrivelser.careerplanner.com.
- Hrvillage (2018). Executive Secretary Job Description. Hentet fra: hrvillage.com.
- BSR (2018). Utøvende sekretæransvar. Hentet fra: bestsampleresume.com