HVA ER LIVSSYKLUSEN TIL DOKUMENTER? - KULTURORDFORRÅD - 2026

Dokumentets livssyklus består av en rekke stadier som en fil går gjennom hele levetiden. Disse fasene spenner fra opprettelsen av et dokument, gjennom alle bruksområder og modifikasjoner, til øyeblikket hvor det ble ødelagt eller permanent arkivert.

Konseptet med livssyklusen til dokumenter ble opprettet i USA etter andre verdenskrig. Dette skyldtes behovet for å finne en passende måte å håndtere et stort antall filer som hadde samlet seg.

Bildekilde: Wikimedia.org.

Hver disiplin nærmer seg livssyklusen til dokumenter på en annen måte, og tar hensyn til dens fokus og arkenes art. For eksempel kan livssyklusen til et juridisk dokument ha andre stadier enn i et akademisk dokument.

I begge tilfeller varierer vurderingen av hvor lenge et dokument skal oppbevares, hvordan det skal lagres eller hva som skal være riktig bruk. Tilsvarende er det også forskjellige tilnærminger til stadiene i livssyklusen.

Det kan for eksempel være dokumenter uten verdi for et selskap eller en statlig enhet på grunn av deres alder. Imidlertid kan de samme arkivene ha en høy historisk verdi for et museum.

En annen grunnleggende forskjell er den som eksisterer mellom analoge og digitale dokumenter. Selv om viktigheten ligger i innholdet i dokumentene, innebærer eksistensen av digitale filer særegenheter i deres håndtering og i stadiene av deres livssyklus.

Dokumentets tre aldre

Bilde: slideplayer

I 1972 foreslo historikeren Carlos Wyffels teorien om de tre alderen. I henhold til dette er dokumenter objekter som har en viktig prosess der bruken blir transformert.

Generelt er dokumenter under intensiv bruk umiddelbart etter opprettelse og i en spesifikk tid. Imidlertid reduseres denne bruken over tid til det øyeblikket den stopper helt, enten fordi de er arkivert eller ødelagt.

I følge Wyffels er denne syklusen som alle dokumenter går gjennom, delt inn i tre aldre: den administrative eller aktive alderen, den mellomliggende eller halvaktive alderen, og den inaktive eller historiske alderen.

Administrativ eller aktiv alder (styringsfil)

Henviser til den aktive perioden for et dokument. Det begynner i det øyeblikket det ble opprettet og går gjennom forskjellige stadier der det ofte blir konsultert, overført og delt.

For eksempel begynner administrasjonsalderen for en verktøyregning når den genereres. Fortsett deretter å bevege deg i en begrenset periode - mens du er levert eller mailet av en postbud, når du sjekker og når du betaler.

Mellom- eller halvaktiv alder (sentral fil)

Det er den perioden hvor dokumentet har mistet nytten det ble opprettet for. Derfor er den ikke så aktiv i bruk som i administrativ alder. Den er imidlertid bevart og kan konsulteres sjelden.

For eksempel begynner mellomalderen på en bruksregning når den etter å ha betalt den arkiveres i en mappe. Det er veldig sannsynlig at det aldri vil bli konsultert igjen, men det blir lagret i tilfelle en bekymring skulle oppstå.

Den semi-aktive levetiden til dokumenter kan være variabel avhengig av dokumenttype og avhengig av kontekst. Et juridisk dokument kan for eksempel ha en lengre aktiv levetid enn en bruksregning.

Den inaktive tidsalder eller historiske alder (historisk arkiv)

Henviser til arkivets siste periode. Imidlertid har ikke alle filene den samme destinasjonen. Avhengig av deres art, kan de gjøres historiske eller ødelagte.

Historiske arkiver er de som har en kulturell eller forskningsverdi. Derfor er det i dette stadiet søkt konserveringsmetoder for å bevare dem så fullstendig som mulig.

Stadier i livssyklusen til dokumenter

Teorien om de tre aldrene etablerer på en generell måte de grunnleggende faser som alle dokumenter går gjennom. Imidlertid er det også andre mer spesifikke stadier som definerer nytten og håndteringen av dokumenter.

Stadiene et dokument gjennomgår avhenger av verdien, bruken og konteksten. I henhold til disse egenskapene bestemmes det hvilke faser den må gjennom og hva er de tekniske og administrative bestemmelsene for hver enkelt av dem.

Dette er noen av de viktigste stadiene et dokument går gjennom hele levetiden:

1-Creation: består av oppretting av dokumentet, enten i trykt eller digitalt format.

2-lagring: i henhold til formatet som dokumentet er opprettet i, lagres det fysisk eller digitalt. I noen tilfeller vurderes også digitaliseringsstadiet, når det er en del av prosessen.

3-kategorisering: refererer til organisering, klassifisering eller indeksering av dokumenter i henhold til parametrene som er etablert i hver sammenheng.

4-Transfer: refererer til sending og / eller levering av et dokument i henhold til dets egenskaper. Foreløpig kan dette referere til en levering med fysisk post eller en levering per e-post etter behov.

5-distribusjon: dette stadiet refererer til dokumenter som er av offentlig bruk eller behov, derfor må de etter at de er opprettet, bli gitt ut til en viss gruppe mennesker.

Samarbeidende seksbruk: For øyeblikket kan filer ordnes for bruk og delt redigering. Dette stadiet er av nyere utseende og anses utelukkende for digitale dokumenter.

7-Høring: refererer til det stadiet hvor dokumentene er anordnet med den hensikt at de kan konsulteres. Under denne prosessen er sikkerhets- og / eller tilgjengelighetsbestemmelser veldig viktige, avhengig av publikum som forventes å få tilgang til informasjonen.

8-arkivering eller ødeleggelse: dette er sluttfasen i livssyklusen til alle dokumenter. Det tilsvarer det øyeblikket det blir bestemt om det har tilstrekkelig historisk verdi til å bli bevart eller tvert imot, det blir ødelagt.

Midler

1. Darmouth College. (SF). Dokumentets livssyklus: Definisjoner, støtte teknologier og applikasjoner. Gjenopprettet fra: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Dokumentets livssyklus: Teori i 3 aldre. Gjenopprettet fra: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Hva er en livssyklus for elektronisk dokumenthåndtering? Gjenopprettet fra: documentmedia.com
4. Rouse, M. (SF). Dokument livssyklus. Gjenopprettet fra: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Dokumentets livssyklus - Det spanske arkivsystemet. Gjenopprettet fra: normadat.es.